De tin marín, ¿cuál almacenamiento me conviene a mí?

Quisi Aguilar

Hay muchas opciones de almacenamiento en la nube disponibles a empresas y consumidores hoy en día, pero no hay una solución que se ajuste a toda situación. Esta guía de almacenamiento en la nube incluye consejos para ayudarle a dar tus primeros pasos.

CIO

El almacenamiento en la nube es una herramienta indispensable en el mundo hiperconectado de hoy día. Pero, a diferencia de los primeros días del almacenamiento en la nube, cuando los proveedores lanzaban nuevas funcionalidades regularmente y periódicamente incrementaban los límites de almacenamiento, el mercado ha madurado en lo que respecta a criterios de funcionalidades y almacenamiento. Aquí mostramos algunos factores clave para tener en cuenta antes de elegir un nuevo servicio de almacenamiento en la nube.

Primeros pasos en la nube

Una de las primeras cosas que deberías hacer al momento de elegir entre servicios en la nube es comparar opciones de almacenamiento, características y costos. Las ofertas gratuitas pueden llegar a funcionar si sólo necesitas lo básico, pero algunas de las funcionalidades más importantes o avanzadas se encuentran disponibles únicamente en los planes pagos. Algunos servicios en la nube ofrecen almacenamiento muy limitado de manera gratuita, mientras que otros no ofrecen nada.

OneSync de MetaCtrl permite a los usuarios seleccionar carpetas enteras para descargar a sus dispositivos móviles.

Dejando de lado las funcionalidades y el almacenamiento, otro punto a considerar es el nivel de funcionalidad disponible dentro de las aplicaciones móviles oficiales. Las versiones iOS y Android de las aplicaciones de servicios en la nube más populares también ofrecen generalmente experiencias y características que varían significativamente, y generalmente son limitadas en comparación con sus contrapartes de escritorio. Por ejemplo, a veces es necesario seleccionar archivos manualmente para descargarlos a dispositivos móviles, y generalmente no se pueden descargar carpetas completas sin seleccionar los archivos que se encuentran en ellas de manera individual.

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Afortunadamente, algunos servicios más populares de almacenamiento en la nube también cuentan con aplicaciones de terceros que ayudan a manejar carpetas utilizando dispositivos móviles compatibles.

Muchos de los servicios en la nube de hoy en día tienen problemas para hacer un seguimiento preciso de archivos que son modificados regularmente. Por esto, la capacidad de almacenar varias copias de archivos de diferentes momentos, o dicho de otro modo, el “versionamiento”, puede ser una característica clave si planeas modificar los mismos archivos regularmente.

Sin embargo, no todos los servicios en la nube soportan el versionamiento de archivos, y la funcionalidad de los que sí lo hacen varía significativamente. Dropbox Pro ofrece un historial de versiones ilimitado, por ejemplo, pero almacena modificaciones durante sólo 30 días, a menos que se pague por la opción premium del historial de versiones extendido, o bien se pase al plan Dropbox Business. El versionamiento de Microsoft OneDrive funciona para archivos Office, pero no para otros, y las versiones que almacenas consumen espacio de tu almacenamiento.

Prácticamente todas las principales ofertas de almacenamiento en la nube de hoy en día almacenan datos dentro de ubicaciones estáticas; imponen límites a la posibilidad de renombrar carpetas del directorio raíz, o sólo sincronizan carpetas almacenadas en carpetas del directorio raíz. Sin acudir a complicadas soluciones alternativas o correr software de sincronización de archivos, hay un puñado de servicios, como ser SugarSync, que te permiten mantener tus estructuras de carpetas intactas pero también seleccionar carpetas arbitrarias para ser sincronizadas.

La seguridad y la nube

Ya de por sí la seguridad es algo esencial a tener en cuenta en lo que se refiere a la nube, y se volverá incluso más importante a medida que los hackers se vuelvan más avanzados. Lamentablemente, mucha gente simplemente no comprende el concepto de seguridad en la nube. Las afirmaciones que hacen los proveedores de servicios en la nube, quienes aseguran que utilizan una fuerte encriptación tanto para la transferencia de datos como para los que se encuentran almacenados, erróneamente dan la impresión de que la información se encuentra siempre protegida.

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Sin embargo, la verdadera amenaza proviene de hackers hábiles que desean penetrar en los servicios de almacenamiento en la nube, dado que su vasta colección de datos los convierte en objetivos atractivos. Frente a esta situación, que aquellas compañías cifren o no los datos almacenados es irrelevante, porque las claves de descifrado asociadas necesariamente serían almacenadas por el mismo proveedor de servicios en la nube y podrían también ser robadas en una incursión.

Fuera de los ataques a la plataforma completa, puedes evitar que los hackers intenten atacarte a ti en particular. La autenticación de dos factores puede ayudar a la protección contra ataques de fuerza bruta, pero incluso en las oportunidades en la que está disponible, se encuentra desactivado por default. Los sistemas de autenticación de dos factores envían claves de un solo uso vía mensajes de texto, o se puede utilizar una app junto con tu contraseña para agregar una capa de seguridad.

También se puede optar por encriptar los datos antes de subirlos a la nube, pero dicho método limitaría muchos de los beneficios del almacenamiento en la nube. Servicios como SpiderOak One apuntan a facilitar ese proceso con aplicaciones de escritorio que automáticamente cifran datos a medida que son subidos, y los descifran cuando se descargan, de manera que la información jamás estaría disponible para el proveedor en la nube.

SpiderOak One en el escritorio encripta los datos antes de subirlos, de manera que los proveedores de servicios en la nube no puedan ver el contenido de los datos.

La posibilidad de acceder a detalles respecto a intentos de ingreso recientes podría ayudar a alertarte respecto a intentos de incursión, y tales historiales también juegan un rol crucial en determinar el alcance de la incursión de datos luego de que hubiera sucedido.

Tomando enserio el almacenamiento en la nube

Si dependes del almacenamiento en la nube para tu trabajo, tal vez quieras explorar opciones enfocadas a empresas. Si bien son más caros, tales servicios vienen con herramientas avanzadas que te permiten manejar varias ofertas de servicios en la nube desde una única consola administrativa, monitorear el uso a lo largo de toda la organización, y forzar el uso de configuraciones específicas, como ser la autenticación de dos factores.

Dependiendo del proveedor, también pueden tener funcionalidades colaborativas, incluyendo carpetas que pueden ser compartidas con miembros específicos del equipo, alertas de modificación de archivos y la posibilidad de agregar comentarios a los archivos.

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Dropbox Business permite a los usuarios forzar el uso de ciertas configuraciones, como ser la verificación en dos pasos.

Los servicios que hacen un seguimiento de modificaciones en los archivos generalmente también generan informes de auditoría con historiales detallados de modificaciones de archivos e información respecto a la gente y los dispositivos que acceden a ellos. Los administradores pueden suspender cuentas de usuarios cuando los empleados se van, asegurando que no se borren archivos importantes, o transferir permisos a otros cuando cambian las responsabilidades.

Los usuarios pueden generar informes detallados en base a criterios específicos con Egnyte.

Algunos servicios de almacenamiento en la nube se integran con otros servicios y aplicaciones de terceros. Dropbox y Microsoft, por ejemplo, tienen un acuerdo que permite que los usuarios abran archivos de Microsoft Office desde dentro de la app de Dropbox, y también pueden acceder a documentos almacenados en Dropbox utilizando los servicios Online de Microsoft.

A pesar de la creencia popular, la nube no es demasiado grande para fracasar. Es cierto que ofrece un valor genuino, pero antes de adoptar servicios en la nube, debes tomar las acciones que sean necesarias. También es una buena idea tener en mente que sincronizar tus archivos con un servicio de almacenamiento en la nube no es un reemplazo de un verdadero back-up de datos.

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