Glosario para desarrollar su proyecto de videoconferencia

Selene Aguero

Primero debe tener en cuenta los sitios donde implementará el sistema de videoconferencia, la capacidad de cada herramienta, la inversión y el ROI de la solución. Presentamos los pasos para que pueda escoger la solución adecuada.

Boris Ríos

Arcor es considerado el primer productor de caramelos del mundo y el principal exportador de golosinas de Argentina, Brasil, Chile y Perú. A través de Bagley Latinoamérica S.A, logró constituirse como la mayor empresa de galletas de Sudamérica. El grupo industrial cuenta con 20 000 personas trabajando en forma directa.

Ante la gran demanda se hizo evidente su necesidad por una solución de videoconferencia que resolviera sus dificultades  tecnológicas y que a la vez le diera beneficios como disminuir los tiempos en los que tomaban decisiones para los clientes finales, mayor eficacia en los tiempos de ejecución, más satisfacción de los usuarios y mejora de resultados.

Además que fuera interoperable con otras tecnologías y que les permitiera hacer una renovación paulatina de los equipos y disminuir los costos adquisitivos.

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Es por eso que los ejecutivos de la empresa alimenticia decidieron analizar diferentes ofertas del mercado para adquirir nuevas soluciones de videoconferencia y disminuir el alto costo de adquisición de  equipos ya instalados.

“Es imprescindible contar con las herramientas que permitan el trabajo de equipo online. Ya no es solamente la videoconferencia un plus de productividad, más bien se ha tornado en una necesidad tecnológica básica de empleados en diversos niveles”, explicó Osvaldo Tagliarino, gerente corporativo de Infraestructura tecnológica del Grupo Arcor

Precisamente, el mundo de la videoconferencia está más enmarañado que nunca, por tal razón un líder de IT debe saberlo todo para seleccionar la solución adecuada. Sobre su cabeza revuelan conceptos tales como, móvil a móvil, banda ancha, hosting en la nube híbrida o cámaras cilíndricas, entre muchos otros. Frente a ese escenario ¿cuáles consideraciones claves debe tener un CIO a realizar el despliegue de un proyecto de videoconferencia?

Por eso es de suma importancia que tome en cuenta el número de sitios en los cuales desea implementar el sistema de videoconferencia, el ancho de banda de cada uno de ellos, las funcionalidades de cada herramienta, la inversión y el ROI de la solución.

El CIO debe tener claro el alcance del proyecto, además de los beneficios y funciones que desea obtener, como por ejemplo si quieren grabar las sesiones, si necesita integrarse con otras plataformas, conectarse con uno o varios usuarios, etc.

Luego de esto debe acondicionar su entorno, ver si se tiene la adecuación necesaria de la sala y los servicios de enlaces debidamente contratados. Una vez teniendo esto podría comenzar a buscar las opciones y configuraciones que mejor se adapten a las necesidades del negocio y que estén dentro de su presupuesto.

De acuerdo con Juan Rivas, gerente de Ingeniería en Claro, Costa Rica se debe considerar un crecimiento de ancho de banda en sus enlaces de datos, ya que la videoconferencia coloca más tráfico, por esta razón un buen inventario de este es necesario para garantizar calidad.

“Además, hay que escoger un proveedor que garantice la calidad de video, sonido y que haga de la videoconferencia un espacio que le permita sentir como si la persona estuviese allí mismo. También debe tener una videoconferencia multifuncional, que permita a los colaboradores comunicarse por medio de smartphone, laptop, tablet con la sede central o las subsidiaras de la empresa y así garantizar la comunicación en todo momento”, mencionó Juan Rivas.

En palabras de Fabricio Cerdas,  Sales Manager de C&W Business en Costa Rica, en caso de adquirir equipos, es importante que determine la capacidad interna en tiempo y conocimiento de su personal para administrar la solución. Así como también la capacidad de integrar participantes móviles y externos a la red de la empresa en las videoconferencias.

A pesar de lo complejo y retador que puede representar poner en marcha este tipo de proyectos, hoy en día para manejar las soluciones de videoconferencias no se necesita de gran conocimiento técnico, ya que ahora estas suelen ser bastantes amigables e intuitivas, ya que están orientadas para que cualquier usuario que entre a una sala de sesiones, pueda conectarse fácilmente.

“Para evaluar la compra de una solución de videoconferencia, se debe tener en cuenta los puertos y los protocolos que maneja la solución para configurar y adecuar la sala, de manera que los usuarios finales no tengan ningún tipo de problema de compatibilidad, enlaces y bloqueos a la hora de utilizarla. Considero importante tener un enlace dedicado en cada punto y que el punto central que levantará las demás sesiones tenga más recursos que los puntos finales”, dijo Paola Mateu, gerente de Innocom, proveedor de servicios de colaboración.

 

Contar con todas las herramientas

Gran parte de este éxito depende del entorno, una adecuación bien hecha de la sala, la ubicación correcta de la cámara que da la sensación de una conversación cara a cara, hasta el sistema de audio y la ubicación de micrófonos, así como la selección de pantallas dobles o equipos de proyección adecuados.

Para una mejor experiencia, Paola Mateu sugiere colocar pantallas amplias del tamaño adecuado para la sala, preferiblemente colocando la cámara y el proyector elevados,  paredes laterales claras y los fondos oscuros. Además hay que considerar colocar micrófonos extras o equipos de audio con capacidad adecuada a la sala y que la solución de videoconferencia esté dimensionada al tamaño del entorno.

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“Preparar el ambiente y hacerlo adecuado para las reuniones es clave, dar prioridad al tráfico de video y considerar en la compra de equipos que los mismos tengan las últimas versiones optimizada para trabajar con SVC (H.264/MPEG-4 AVC) y de preferencia que puedan integrarse con Skype for Business”, dijo Sergio Fratti, director de ISERTEC. 

Por otro lado, se puede optar por realizar pruebas de concepto con los distintos fabricantes y así determinar cuál solución encaja de mejor forma de acuerdo a las necesidades del negocio e integrándose con los componentes de red existentes.

“Basándonos en la parte de estándares, debe ser una solución que se integre, no sólo con componentes de la misma marca, sino que opere bajo los estándares de la industria tanto en vídeo, en audio, como en la parte de seguridad”, recalcó  Freddy Campos, encargado de Operaciones de Unified Communications Technologies (UCT), República Dominicana.

Es vital capacitar al personal en el uso de videoconferencia, elegir un proveedor líder en el mercado con amplias referencias y que pueda ser un aliado estratégico, incluso para la revisión de la red LAN y WAN de la empresa para así garantizar el correcto despliegue de la videoconferencia y realizar  demostraciones del uso de la herramienta.

“Las situaciones y la cultura de uso de la videoconferencia se relacionan perfectamente con las experiencias de los usuarios, sobre todo en aquellos que, por sus realidades de trabajo, desarrollan sus actividades en forma remota, a gran parte de los trabajadores el uso de la videoconferencia le permite trabajar desde sus casas sin sentirse desconectados de sus colegas”, destacó José Fernández, director ejecutivo para la región de Caribe y Centroamérica de Avaya.

¿Cómo adoptarlo en la nube?

Las soluciones en la nube presentan ventajas especiales, entre ellas la reducción de la cantidad de recursos locales requeridos para equipos multipunto, permiten características especializadas de grabación y seguimiento de sesiones.

Existen varias soluciones de videoconferencia en la nube, sobretodo conferencia weby para implementar este tipo de soluciones se debe tener en cuenta principalmente cuáles son los niveles de seguridad que el fabricante proporciona, ya que generalmente son comunicaciones privadas realizadas en una nube pública, adicionalmente se debe evaluar temas de operación con las terminales finales, integración con terceros, costos, entre otros.

Actualmente, los servicios de videoconferencia en la nube, permiten al cliente despreocuparse de temas como crecimiento, integración, ancho de banda para el transporte, jitter, latencia y delay;  factores críticos para este tipo de proyectos.

De esta manera, la inversión inicial que antes era una adquisición de una plataforma de hardware que incluía mantenimiento, depreciación y recursos, ahora puede ser relevada por un esquema de servicio con un costo inicial viable.

¡A disminuir los gastos!

Los costes asociados a las soluciones de videoconferencia van mucho más allá de los equipos. Hay que considerar todos los costos como el acondicionamiento y puesta en marcha de la sala, equipo físico (televisores, micrófonos adicionales, speakers, etc.) y mantenimiento de la solución, solo por mencionar algunos, pero ¿cómo puede el CIO mitigar los gastos?

De igual manera se pueden optimizar gastos, por ejemplo realizando un dimensionamiento adecuado del equipamiento, adquiriendo contratos de soporte con el fabricante con un SLA adecuado para la continuidad del negocio, capacitando al personal de IT y así evitar gastos de soporte de terceros.

“Las soluciones tradicionales de videoconferencia pueden costar entre US$15 000 a US$35 000 dependiendo del alcance, esto incluye equipos, servidores, periféricos, licencias y conexión remota. La mitigación de gastos sale de los ahorros que las empresas pueden tener en viajes, hospedaje y viáticos de sus empleados, ya que una videoconferencia muy bien integrada convierte cualquier espacio en una sala de reuniones”, aseguró Juan Rivas, de Claro.

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