Aduanas versión 1.0

Aduanas versión 1.0

Juan José López Torres @jjlopezt

Las actividades aduanales de América Central son de alta relevancia para el trasiego de mercancías y uno de los grandes retos se enfoca en el cambio de paradigmas sobre la fiscalización en aduanas con tecnologías no intrusivas en lugar de la revisión física tradicional.

Desde hace años, la región ha intentado consolidar la unión aduanera, y no es para menos: su economía representa el 0.29% del producto interno bruto mundial y el 0.72% de la inversión extranjera del mundo. A la fecha solo cuenta con un mercado común, se rige por un tratado de hace 56 años y las inversiones en TIC no reflejan su importancia económica.

“La región tiene muchos retrasos en aplicación de tecnologías, pero no solo en eso, sino también en la voluntad de los gobiernos y los ciudadanos para que sea más eficiente. En Asia, por ejemplo, no se necesita de una entidad aduanera porque todo se hace mediante Internet de alta velocidad, la omnicanalidad está atada a la ventanilla única para ofrecer información en tiempo real y acceso mundial”, aseguró el salvadoreño Luis Alfaro, doctor en Puertos Marítimos y Sistemas Logísticos en Corea del Sur.

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Por ejemplo, el 50% de la carga marítima de la subregión entra por Honduras y Guatemala. Ambos decidieron este año unificar sus aduanas para agilizar el trámite de mercancías. En Guatemala, por ejemplo, se usan lectores de códigos QR para agilizar los trámites cuando la información está cargada en el sistema de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), lo cual da certeza y reduce el uso de papel.

En promedio, el recorrido de la mercancía entre los países centroamericanos demora cuatro días, según el Consejo Superior de la Empresa Privada de Nicaragua que, junto con El Salvador, decidió unirse al proyecto de Honduras y guatemala para contribuir a la agilización.

Por otro lado, aunque para los empresarios salvadoreño es posible usar RFID o GPS para precisar dónde está su carga, si el tiempo de traslado es el previsto o el conductor no se ha salido de la ruta, la carencia de una infraestructura tecnológica adecuada en las aduanas imposibilita su integración.

“Quizá a mediados de 2017 sea posible conectarse y tener una solución para la trazabilidad del contribuyente que hoy no puede acceder a las transacciones electrónica, solo en papel. Se necesita una app móvil que permita al contribuyente acceder a sus datos. Hoy no puede y si lo pide por escrito no hay agilidad para verificar la información de las operaciones”, dijo Gustavo Villatoro, CEO de Grupo Villatoro, y exdirector de Aduanas del país.

La modernización tecnológica del sector daría como resultado la reducción de costos, aumento de las facilidades de comercio, eliminación de errores de trabajo y agilizar todos los procesos en los sistemas aduanero, un desafío que los mismos actores de la industria de TI reconocen, como SONDA.

José Orlandini, vicepresidente de Servicios en SONDA, ejemplificó con una herramienta de trazabilidad ganadera implementada en Uruguay para verificar que la carne cumpla con los registros sanitarios, impuestos y otros como automatizar el historial del ganado, lo que comió y hasta el destino final.

Según las previsiones de las entidades estatales, la unión aduanera de América Central debería estar consolida y perfeccionada en 2024.

El sistema SAQB’E

El Plan Estratégico de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) 2013-2015 contempló la simplificación de sistemas y procedimientos para eliminar el papel en todas las etapas del despacho aduanero usando tecnologías que redujeran costos a los usuarios y agilizaran la transmisión digital y electrónica de declaraciones al sistema informático de aduanas.

La SAT, por ejemplo, ejecuta el proyecto Aduanas sin Papeles para digitalizar declaraciones y eliminar de forma progresiva el papel. Para mejorar el control de las aduanas, usa el sistema SAQB’E (Camino Blanco o correcto, en lenguaje maya), desarrollado en Java con arquitectura n-capas, que realiza procesos automatizados desde un gestor de expedientes y uno de documentos de forma integrada, y es accesible en dispositivos móviles.

“Logramos la estabilización de procesos y sistemas aduaneros ya que habían experimentado un poco de inestabilidad por la tecnología con que fueron desarrollados. En paralelo, se trabaja en el diseño de un modelo para modernizar los sistemas y la infraestructura tecnológica para estar a la vanguardia”, indicó Miguel Ángel Sic, CIO de la Superintendencia.

“Estamos conscientes de que todo se puede mejorar y estamos apostando por fortalecer la explotación de datos para la realización de más cruces de información, lograr mayor efectividad en las fiscalizaciones y la generación de modelos predictivos que permitan identificar patrones de comportamiento específicos”, Miguel Ángel Sic, CIO de la SAT

El sistema de la SAT requiere de robustez para procesar unas 2 600 declaraciones diarias, a las que se adjuntan en promedio cinco documentos, además de ser capaz de dar reportes en las aplicaciones, crear análisis de riesgo desde el data warehouse y realizar cruces de información para fiscalización.

En el esquema general del proyecto, ha sido dibujado una estructura de TI para dispositivos móviles, de escritorio, servidores y centros de datos vinculados con una nube para realizar transacciones de información requeridas para el ingreso o salida de mercancía en las 20 aduanas del país.

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La Aduana sin Papeles, que inició en Puerto Barrios, Izabal, implementó procesos de despachos de las aduanas del país para reducir el tiempo, eliminar hasta un 90% el papel, integrar documentos digitalizados y dar autenticidad a documentos electrónicos, entre otros.

Esto se da con el escaneo de la declaración de mercancías, se carga al sistema informático del servicio aduanero para ser validado. Luego el agente aduanero o el declarante presenta el documento para el levante de mercaderías, el cual utiliza una codificación QR que facilita la lectura de información para el despacho de mercancía.

“El sistema ayuda grandemente pues solo se presenta una hoja; en la misma, el técnico de aduana visualiza con el código QR la documentación de la Importación, previamente cargada al sistema de la SAT con imágenes de los documentos de soporte. Otro proceso es la firma digital a través del PKI, que se utiliza para los auxiliares de la función pública”, dijo Amy Zepeda, agente de aduanas de Seal.

Empero, el papel sigue siendo la fuente original de las operaciones digitales, tal como lo señala la cuarta disposición de la resolución de 2014, sobre la validez del formato digital. “Los documentos digitalizados o electrónicos, transmitidos al sistema informático del Servicio Aduanero, se presume que fueron reproducidos de su original”.

La Aduana sin Papeles armoniza con el cambio de servicios en el sector a escala global para el comercio internacional y que aspira a generar un cambio en la cultura de los usuarios, contribuyentes, funcionarios y personal.

El sistema SIDUNEA

Haber sido director de Aduanas en El Salvador y luego formar su propia firma de negocios orientados al sector, le ha permitido a Gustavo Villatoro, CEO de Grupo Villatoro, ser parte de la transformación y avance tecnológico aduanales.

En la década pasada TIM, un sistema de tránsito internacional mesoamericano para controlar el flujo de mercancías desde México hasta Panamá, fue entregada a Honduras y El Salvador para reducir los tiempos muertos por su paso por la aduana. Previo a este, se usaba un formulario impreso que era entregado en la aduana de cada país y que debía ser completado en cada ocasión. TIM buscaba interconectar el sistema de tránsito para que se usara con pistolas lectoras.

“Ahora se habla de la declaración única de tránsito (DUT), el TIM lo tiene la SIECA, que tiene los servidores y las bases de datos, cuando se cae algún sistema de tránsito, el espejo responde. Pero esos problemas han matado al TIM”, afirmó Villatoro.

En el caso de El Salvador, la Dirección General de Aduanas adoptó el Sistema Aduanero Automatizado (SIDUNEA) para que los usuarios transmitan información de mercancías de importación o exportación, cumplir voluntariamente los requisitos tributarios y no tributarios que exige el régimen aduanero al que están sometiendo las mercancías.

“Se requiere voluntad de desarrollado entre sectores. Hay un proyecto por parte de AID que debería ser el dashboard de comercio exterior. Se puede usar GPS, códigos de barra en tabletas, RFID en los transportes, pero si no se capacita al personal no sirve de nada. Debe haber incentivos para que se estimule el uso de TIC”, Gustavo Villatoro, CEO de Grupo Villatoro.

Este proceso establece con anticipación un análisis de riesgo, o selectividad como se le conoce generalmente, para que la mercancía sea o no revisada en aduanas.

“Con el SIDUNEA, la transaccionalidad es digital, firmamos electrónicamente, que fue antes de la ley, desde 2001, el proyecto es cero papeles, pero se digitaliza el adeudo y la declaración, se deben llevar los documentos de la aduana interventora, es como tener algo como Chile o México en la facturación electrónica, donde se ve la información en tiempo real, esto lleva unos 10 años adelantado de las demás instituciones”, agregó Villatoro.

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La gran apuesta del sector apunta al análisis de riesgo preventivo en la transaccionalidad aduanera, que pasa por una unidad de análisis para la selectividad de una carga con base en la presentación de datos e incluye desde la compra de la mercancía y el manifiesto electrónico para generar instrucciones hacia los escáneres. Es decir, se recurre a la predictibilidad en un entorno de XML, ya que es el lenguaje mayormente aceptado en la región y el extranjero.

Otras apuestas tecnológicas se han orientado al uso de lectores de códigos de barra para que los funcionarios de fronteras verifiquen el marchamo del contenedor, las placas del carro y quién lo conduce. Además, la colocación de sistemas de videovigilancia para monitorear en tiempo real en la Aduana de San Bartolo.

Tenemos cámaras en todos los rincones y ha sido bastante bueno. Se usan por regla general de tipo IP para verificar en tiempo real a todas las cámaras, dependiendo de si es control para bodega o zona franca, las fijas controlan entradas y salidas, se les pide el desarrollo de OCR para levantar las placas de los carros. En promedio debe haber más de cuatro, a nivel de frontera cuatro con Guatemala, dos con Honduras”, indicó el exfuncionario.

Eso, por un lado, traslada la necesidad de la tecnología a los depósitos, almacenadores y zonas francas a que inviertan en monitoreo en tiempo real, y por otro, desde las aduanas, se envía la información al centro de datos y servidores de la Dirección General de Aduanas, el cual tiene un espejo en el Ministerio de Hacienda.

El sistema TICA

En 2015, el Ministerio de Hacienda de Costa Rica invirtió en la renovación de su plataforma tecnológica: incluyó servidores, capacidad de monitoreo de los sistemas y seguridad para prevenir fallas con anticipación o minimizar el impacto si ocurren.

Benito Coghi, director general de Aduanas, explicó que para el Sistema TICA (Tecnología de Información para el Control Aduanera) , el principal sistema transaccional del Servicio Nacional de Aduanas (SNA), está haciendo implementaciones para mejorar el control de aduanas mediante la automatización de todas las operaciones.

“De la base de datos del sistema se extrae información para sistemas de inteligencia de negocios. Este consiste en un datamart aduanero o data warehouse que permite apoyar la labor de gestión de riesgos e inteligencia aduanera”, indicó.

El sistema fue implementado en 2005. Desde entonces, el ministerio usa certificados digitales mediante tokens, para asegurar la información electrónica que recibe y envía el sistema. Recientemente pasó a usar la firma digital.

“Para este proyecto se toman como insumos, entre otros, recomendaciones de los órganos fiscalizadores, estudios y recomendaciones de organismos internacionales y mejoras producto de las evaluaciones internas que hace el propio Servicio Nacional de Aduanas”, Benito Coghi, director general de Aduanas, Costa Rica

Aunque no está conectado con otros países, el TICA puede compartir información electrónica usando archivos XML, cuando la legislación y los convenios internacionales lo permiten, como en el caso de El Salvador. Sin embargo, uno de los objetivos de largo plazo es homologar el modelo de datos del sistema con el que recomienda la Organización Mundial de Aduanas.  El sistema capta cientos de miles de transacciones para ser procesadas a diario.

“Por ejemplo, el trámite de todas las exportaciones, importaciones y tránsitos que se realizan en el país; control de inventarios en todos los depositarios aduaneros del país y el control de más de 2 000 auxiliares de la función pública activos. Es una base de datos de grandes dimensiones. Todo con un sistema centralizado de gestión de riesgos”, aseveró.

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Dicha información transaccional es aprovechada con un sistema de inteligencia de negocios, llamado datamart aduanero, del que se extrae información de la base de datos del TICA para ser analizada, tomar decisiones en el control aduanero y en la gestión de riesgos.

Todas las operaciones de comercio exterior que pasan por la entidad son gestionadas y controladas en un solo sistema informático. Por ello el ministerio trabaja en la integración de todo el volumen de datos para tenerlos en un solo contenedor para sacarles provecho con el sistema llamado Proyecto Colmena

“Por ejemplo, la información de los sistemas con que cuentan las direcciones del área de ingresos se podrán unir, procesar y analizar para toma de decisiones en en la lucha contra el fraude y la evasión fiscal”, según Coghi.

Dada la robustez de TI ministerial, desaduanar una importación en un canal sin revisión se hace en pocos minutos, a diferencia de otros países en donde el mismo proceso demora varios días. Lo sobresaliente del caso es el desarrollo y mejora continua del proceso de gestión de riesgos, que permite a las autoridades orientar las actuaciones de control hacia operaciones más riesgosas para el uso más eficiente de los recursos disponibles.

“A lo anterior se suma el desarrollo e impulso a la figura del Operador Económico Autorizado o confiable, programa no tecnológico en sí mismo que permite al SNA agilizar procesos, tiempo y recursos para los operadores que demuestren que son confiables y cumplidores de sus obligaciones aduaneras”, según Coghi.

Para 2017, la entidad mantendrá la asistencia técnica y apoyo de organismos internacionales en materia de gestión de riesgos, factura electrónica aduanera, gestión por procesos y transmisión anticipada de información al ingreso de las mercancías, de conformidad con las mejores prácticas internacionales, entre otros. 

El sistema SIGA

En definitiva, todos los países de América Central están enfocados en la simplificación y la facilitación del comercio interno y externo así como las mejoras y unificación de los procesos aduaneros, tal como ocurre con Panamá que, de acuerdo con Autoridad Nacional de Aduanas (ANA), trabaja en un anteproyecto de ley para regir las normas del sector y sentarán las bases para las implementaciones de índole tecnológico.

Según José Santos, director de Tecnología de la ANA, para mejorar el control de aduanas ha realizado implementaciones de optimización concernientes a un sistema de videovigilancia de 100 cámaras que opera en 24 puntos del país e incluye aduanas, puertos y aeropuertos, gestión documental mediante la aduana digital, precintos electrónicos, automatización de su plataforma interna, para recursos humanos, optimización y evaluación de su plataforma aduanera.

“Los países están actualizándose. Con Centroamérica estamos interoperando y tratando de ver cómo nos integramos con todos los sistemas, no para que sea un solo sistema sino que se integren entre sí. Aduanas no trabaja aislada, es un eslabón de esta cadena”, José Santos, director de Tecnología de la Autoridad Nacional de Aduanas.

“Anteriormente, cuando se licitaban programas y plataformas aduanales no había procesos definidos y sin estos no se puede levantar el pliego de una plataforma para establecer un sistema como tal. Desde finales de 2014 y plenamente en 2015, se instaló una comisión para la actualización y verificación de esos procesos, los cuales ya están consensuados, analizados y actualizados con lo cual tenemos bases para levantar un pliego”, dijo Santos.

Las implementaciones se hicieron sobre plataformas existentes, que son actualizadas y adecuadas a los cambios constantes de la tecnología para facilitar y tener mayor control en los trámites aduaneros.

“Los resultados obtenidos se dan en el marco tecnológico y en las normativas existentes que surgen de base para las implementaciones, como la optimización de todos los procesos aduaneros, la adecuación de la normativa vigente de aduanas”, agregó.

La ANA ha conseguido simplificar y facilitar trámites, por ejemplo, de banca en línea, a los que se sumará otra entidad bancaria para pagar las declaraciones aduaneras. Otro recurso tecnológico adecuado al core principal es el Sistema Integrado de Gestión Aduanera (SIGA). Sobre este sistema, que ahora está en una fase de evaluación para ser actualizado y sometido a una reingeniería, corre la Ventanilla Única Electrónica (VUCE) para las aprobaciones en línea de los órganos anuentes.

A ese respecto, Rómulo Emiliani, senior Key Accounts Manager, de CrimsonLogic Panama Inc., la cual se encargó de implementar el Sistema Informático de Gestión Aduanera (SIGA), así como el de Ventanilla Única de Comercio Exterior y el de Declaración de Movimiento Comercial Electrónico de la Zona Libre de Colón, confirmó lo dicho por el CIO.

“Estamos en el proceso de hacer mejoras a estos sistemas, los cuales están aptos para integrarse con otros sistemas para la transmisión de información. Nuestras tecnologías son 100% integrables con otros tipos de tecnologías como por ejemplo, escáneres para contenedores”, indicó Emiliani.

Según el experto, en Panamá hay una oportunidad de trasbordo de contenedores y a nivel logístico en general mucho más allá que el solo paso de los grandes barcos por el canal interoceánico. Además, la integración a nivel de países de la región es vital para fomentar el comercio. La Autoridad Marítima de Panamá está llevando a cabo un proyecto para un sistema tecnológico portuario.

Implementaciones tecnológicas

Según Alcides Rubio, IT Manager de Blue Logistic en El Salvador, ya que no existe una forma de controlar en línea la información aduanal, muchas empresas desarrollaron sus propias soluciones de TI para simular los controles aduanales y controlar los documentos de la mercancía que entra y sale de las bodegas.

“Su funcionamiento es simple, su inteligencia se basa en un principio de kardex, donde se lleva un control de cargos y descargos de mercadería relacionada con las declaraciones, donde validamos fechas de ingreso, cantidades por rubros arancelarios y cantidades descargadas”, dijo Rubio.

Un avance importante en el sector es la implementación de documentos digitales, que al iniciar el proceso de declaración de mercancías, es posible ser consultado en cualquiera de las aduanas donde la mercadería tenga que reportar tránsito.

“El único país de la región que tiene tecnología de mayor envergadura es Panamá, por el canal. Ahora mismo con la expansión, se encamina a tecnología no intrusiva, el escaneo al 100% de contenedores. las importaciones o exportaciones se tienen que declarar con herramientas no intrusivas”, Luis Alfaro, doctor en Puertos Marítimos y Sistemas Logísticos

Aunque al inicio el cobro generó descontento entre los empresarios salvadoreños, el costo de uso de escáneres en las fronteras ha mejorado, aunque a criterio de Hugo Rodríguez, de Fast Track Export, la solución no es efectiva para todos.

“Es bueno porque siempre hay empresarios que buscan evadir impuestos. Se han descubierto anormalidades, pero no agiliza el proceso porque esos casos han sido pocos y contados, y representa costos adicionales”, indicó.

La última incorporación son escáneres de arco, que es fijo, y se usa en La Hachadura y El Amatillo; portátiles o móviles en camiones y los de carga aérea, que es un palet aéreo, que captan datos y los envían al reflejo del Ministerio de Hacienda.

En Guatemala, la gestión de despacho contempla tres pasos: fuera del área primaria de la aduana, se ingresa con usuario y contraseña al sistema de la SAT para acceder información general y limitada. Por último, la mercancía se despacha a usuarios autorizados para completar completa el proceso con toda la información.

Las ventajas serían mediante un registro en línea, habría una reducción en los ciclos de espera por entrega de documentación, se simplificarían los procesos, se aprovecharía el costo-oportunidad, habría transparencia y facilitación, así como modernización y acceso a la información”, según el proyecto de la SAT.

Por hoy, las documentos se digitalizan con escáneres compatibles con TWAIN, compatibles con Windows XP, 7 y 8, para capturar imágenes TIFF, JPEG y PDF, A 200 dpi, 2 MB por documento en escala de grises. Mientras que las aplicaciones para enviar información permiten cargar documentos digitalizados en el sitio de la SAT, gestionar información de operaciones, ver históricos, aduanas disponibles, entre otros.

“La tendencia apunta a la automatización, a cómo mejora la eficiencia de procesos, plazos y calidad de la mercadería. Este drástico acortamiento de ciclos permite que un salmón del sur de Chile sea servido al día siguiente en Nueva York”, José Orlandini, vicepresidente de Servicios en SONDA

En Costa Rica, el sistema migró a la nueva versión del software de base Genexus Evolution II para acceder a mejoras en el rendimiento del sistema y de seguridad de los datos. Como resultado, la entidad cuenta con estabilidad en el sistema, mejora continua y actualización tanto a nivel de equipamiento o plataforma, como en el nivel del software. El desarrollo de nuevas aplicaciones y mejoras es un tarea continua.

“La información de los sistemas con que cuentan las direcciones del área de ingresos se podrán unir, procesar y analizar para toma de decisiones en en la lucha contra el fraude y la evasión fiscal”, dijo el director general de Aduanas.

Panamá por su parte está desarrollando un proyecto para el Módulo de Venta al Detalle de las tiendas de Puerto Libre en Colón, que brindará una herramienta a las tiendas de las 16 calles del lugar para den seguimiento al límite de cada comprador, según CrimsonLogic Panama Inc.

Cifras de un modelo arcaico

De acuerdo con el Grupo Archicentro, el impacto de usar papel en el ámbito comercial se da en los costos, espacio físico y la multiplicidad de datos.

Por ejemplo, el 50% de los documentos que se archivan son copias o fotocopias. En un metro cuadrado, se almacenan 75 000 hojas equivalentes a 9 942 m2. El 85% de los documentos no se reutilizan. Todo lo anterior representa costos elevado por mantenimiento para su funcionamiento.

En los últimos años, el consumo de papel para impresión y escritura se incrementó en un 10%, mientras que el 30% que se consume es para las nuevas aplicaciones informáticas, según datos de la SAT.

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