¿Cómo evitar que un ex empleado vulnere los datos de su empresa?

Boris Ríos

Las empresas deben regular y asegurar el manejo de los datos por parte de los colaboradores, sobre todo para proteger la información de los exempleados

Según la investigación de Kaspersky Lab ‘Sorting out digital clutter in business’ (Eliminando el desorden digital en los negocios), hay un tercio (33%) de trabajadores que tiene acceso a los archivos y documentos de un empleador previo, lo que pone en jaque la integridad de los datos y el sustento de  la empresa.

Los exempleados también pueden usar estos datos para sus propios fines, por ejemplo, en un nuevo lugar de trabajo, o pueden eliminarlos o dañarlos accidentalmente. Como resultado, la recuperación de los datos requerirá tiempo y esfuerzo, que de lo contrario se podrían invertir en tareas comerciales más útiles.

 

La falta de claridad cuando se trata del desorden digital no es solo un dolor de cabeza organizacional: no bloquear los datos que viven en línea podría representar una desventaja o incluso una amenaza para las empresas.

 

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El riesgo de acceso no autorizado a los archivos de trabajo podría provenir de la parte más obvia: los empleados que ya no están en una empresa pero que no han sido desconectados del servicio de correo electrónico corporativo, la aplicación de mensajería o los documentos de Google.

Es una situación preocupante ya que estos bienes incluyen propiedad intelectual, secretos comerciales u otros datos protegidos o confidenciales que, si no se controlan, podrían ser utilizados por ciberdelincuentes o competidores para su propio beneficio.

 

Entre los que respondieron a la encuesta de Kaspersky Lab, el 72% admitió trabajar con documentos que contienen diferentes tipos de datos confidenciales.

 

El estudio también encontró que, debido al desorden de los datos digitales, los empleados necesitan tiempo para encontrar el documento o los datos correctos almacenados en diferentes lugares. Al 57% del personal de oficina le resultó difícil localizar un documento o archivo durante su trabajo.

 

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Por otro lado, poco menos de un tercio (29%) de los trabajadores admite que comparte con algún colega su nombre de usuario y contraseña para un dispositivo de trabajo.

 

“El desorden de los archivos digitales y el acceso incontrolado a los datos a veces pueden generar violaciones e incidentes cibernéticos pero, en la mayoría de los casos, es probable que se produzcan interrupciones en el trabajo de la oficina, pérdida de tiempo y pérdida de energía en lo referente a la recuperación de archivos perdidos”, dijo Sergey Martsynkyan, director de Marketing de Productos B2B en Kaspersky Lab.

 

Para asegurarse de que el desorden digital no nuble las prácticas para la seguridad de sus datos, los siguientes pasos le ayudarán a agregar claridad:

 

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-Establezca una política de acceso a los recursos corporativos, incluidos los buzones de correo electrónico, carpetas compartidas, documentos en línea: todos los derechos de acceso deben cancelarse tan pronto como el empleado haya dejado la empresa.

 

-Recuerde regularmente al personal las reglas de ciberseguridad de la empresa, para que entiendan lo que se espera de ellos y se convierta en algo natural.

 

-Utilice el cifrado para proteger los datos corporativos almacenados en dispositivos.

 

-Realice una copia de seguridad de los datos para garantizar que la información sea segura y recuperable en caso de que ocurra lo peor.

 

-Fomente buenos hábitos de contraseñas entre los empleados, como no usar datos personales o compartirlos con alguien dentro o fuera de la empresa.

 

Al respecto, visite el siguiente vídeo sobre cómo lidiar con la manipulación de los datos.

 

 

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