DUCA: Cómo evitar el caos en una implementación nueva

Geraldine Varela

El inicio de la DUCA trajo el caos en Aduanas de El Salvador, demoras de tránsito y millonarias pérdidas. Analizamos qué hacer en una nueva implementación

Pérdidas millonarias ha generado una falla en el sistema de la Declaración Única Centroamericana (DUCA) y que ha impedido a los transportistas de carga pasar por las aduanas de El Salvador en corto tiempo.

La DUCA es una declaración electrónica de mercadería que se implementa desde el 7 de mayo pasado en Centroamérica y sustituye a tres formularios en papel. Uno de ellos es el de Tránsito Aduanero Internacional Terrestre (DUT), diseñado para el transporte terrestre y que ahora se conoce como Duca-T, el formulario más complejo y por el cual los transportistas deben cancelar US$48 para que un agente externo la complete.

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Los problemas

De acuerdo con las versiones oficiales, la plataforma de la DUCA presenta un servicio intermitente. Carmen Aída de Meardi, presidencia ejecutiva de la Cifacil (Comisión Intergremial de Facilitación de Comercio),  explicó que el problema tiene dos componentes, uno de tipo tecnológico y otro de carácter operativo.

Según la profesional, la SIECA es la responsable de hacer la conectividad, las transmisiones generales y de los Duca-T, pero la conectividad ha presentado fallas pues no transmite de un país a otro.

“Tenía que haber conectividad entre ventanillas, la SIECA y toda la estructura pero la conectividad ha estado fallando, inestable. Esto ha sido un problema a nivel regional“, aseguró De Meardi.

Al consultarle sobre las posibles causas de esta falla, la directora del Cifacil sostuvo que una de las principales fallas fue no haber realizado pruebas del sistema sin dejar de realizar los procesos como se venían haciendo, para evitar lo que viven los transportistas actualmente.


 

Desconocemos quién es el proveedor, sabemos que hubo cooperación internacional pero no sabemos quién hizo la implementación que se realizó de una vez sin haber pruebas. No se puso a prueba el sistema, se hicieron pruebas controladas pero nunca conectaron toda C.A., entonces no pudieron prever que el sistema no es capaz de soportar todas las conecciones”, añadió De Meardi.

En el caso de El Salvador, además el Sidunea World, una plataforma informática conocida como La aduana sin papeles, también presentó problemas de conectividad interna con caídas del sistema y, según De Meardi, transcurre demasiado tiempo para pasar de una pantalla a otra.

Como consecuencia, y aunado al problema regional, la falla provocó largas filas de camiones con mercadería,  por lo que El Salvador activó la contingencia nacional, aunque esta no la reconocen ni Guatemala ni Honduras.

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“En cuanto a la aplicación de la contingencia, hay muchos criterios para ejecutarla: entre los mismo delegados hay diferentes criterios, un país le echa la culpa a otro, indica que debe reprocesar; estamos en operaciones del ir y venir y no se resuelve el problema. Aparece el doble registro, que el número ya existe pero es el número que el sistema acaba de emitir y se debe cancelar de nuevo. El otro problema es que sale el nombre de otra empresa, no puede pagar el IVA y no se puede exportar, esos son los problemas del sistema informático pero aún no se ha logrado detectar dónde está el error”, concluyó De Meardi.

IT Now intentó conocer de Aduanas una versión oficial sobre el problema, sin embargo debido a que el personal se encuentra solventado, fue imposible lograr una entrevista, aunque  se comprometieron a ofrecer una explicación en detalle para la próxima semana. 

Previniendo el caos

Al consultar con el CEO de IT Consulting, Felipe Torres, qué pudo ocasionar la falla, aseguró que es difícil brindar una explicación por la poca información que se ha dado acerca de la implementación. Sin embargo, dijo que ha tenido conocimiento de que una parte del problema ha sido la falta de criterio unificado al aplicar la contingencia.

El experto recomendó tres puntos específicos para evitar que una implementación se convierta, más que en un dolor de cabeza, en un caos completo.

1. Actualización, reingeniería de procesos. Esto es relevante para entender cuál es la situación actual de los procesos (AS IS) y luego definir a priori cuáles serán los nuevos procesos de negocio que cambiarán con la implementación de la nueva tecnología (TO BE) . A partir de esto, se debe trabajar en el análisis de brechas que corresponde a la diferencia entre los procesos actuales y los procesos nuevos para saber cuáles serán los puntos de atención y mejora que traerá la actualización y en dónde enfocar los esfuerzos de capacitación y gestión del cambio.

2. Definir claramente los requerimientos tecnológicos al proveedor de soluciones, de esta forma se podrá dimensionar apropiadamente el costo y tiempo que traerá consigo esta actualización, pudiendo elaborar una hoja de ruta adecuada, real y monitoreable.  

3. Considerar gestión del cambio. Los estudios demuestran que el principal factor de fracaso de proyectos de actualización tecnológica no es la tecnología y los requerimientos, sino las personas que utilizan esta nueva tecnología, ya sea por nuevos procesos que no están acostumbrados a desarrollar o por herramientas nuevas que no han utilizado nunca. En este sentido, es prioritario atender la gestión del cambio como parte fundamental del proceso de actualización tecnológica, y hacerlo de forma correcta. 

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