El millennial que extinguió los dinosaurios de Anacafé

Juan José López Torres

Desde hace tres años y medio, Edgar Oliva tomó las riendas cibernéticas de la Asociación Nacionaldel Café (Anacafé), la máxima entidad para productores de café en Guatemala.

Oliva, estudiante de Ingeniería en Sistemas en la Universidad Mariano Gálvez, tiene 28 años y en los últimos 12 meses se ha convertido en el responsable de la extinción de los dinosaurios tecnológicos de esta organización fundada hace 56 años.

El impulso de la transformación en el core de la organización ha venido acompañado además de la creación de una estrategia para que la migración a los nuevos sistemas no sea un arma de doble filo y no encuentre resistencia entre los usuarios internos, además de que entregue valor a los más de 120 000 caficultores guatemaltecos.

“Los requerimientos con los usuarios se complican porque el sistema (heredado) funciona. Si se les pregunta a los colaboradores cuál sería el funcionamiento correcto y nuevo, no saben. Creen que debería funcionar como el actual y no aceptan el cambio.

Le recomendamos: CBC y la integración de operaciones con TI

La iniciativa salió de nosotros para hacer una ingeniería inversa del programa, ya que no contamos con el aval del 100% de los usuarios”, explicó.

Pero en ese proceso, a la fecha, ha propiciado que, por ejemplo, los usuarios pasen de usar conexiones VPN a aplicaciones web, las cuales ha vendido tal como lo haría un proveedor de soluciones de TI a sus clientes potenciales, además de tomar en consideración la falta de interés y la carencia de entusiasmo hacia los cambios.

Así potenció las ventajas y beneficios de la propuesta, por ejemplo, para la generación de nóminas desde casa durante la época navideña a fin de que el colaborador no tenga que ir a las instalaciones del departamento de finanzas y esté sentado en un frío escritorio sin disfrutar sus vacaciones de fin de año.

Ese esfuerzo dio frutos y aunque no se ha concretado en su totalidad, Oliva es fiel creyente de que es mejor tener una parte de algo que el todo de nada, un pensamiento que lo define en su visión progresista y transformadora hacia las nuevas tecnologías.

“Hemos avanzado. Hemos comenzado a convencerlos. Vamos sacando los sistemas modularmente en recursos humanos para vacaciones. Es mejor el 50% de algo que el 100% de nada”, afirmó.

Un factor que ha jugado a su favor para esta dura misión ha sido la alineación en la estrategia y pensamiento en cuatro pilares de la organización: las gerencias de recursos humanos, finanzas, TI y comercialización, de tal forma que no ha sido necesario recurrir a la imposición institucional del proyecto.

El ejemplo ha sido la mejor forma de sustentar y validar la necesidad de la erradicación de los armatostes que algunas vez fueron la quintaesencia del funcionamiento digital. Como muestra: el uso de ticket que sustituyó a los mensajes de correo para hacer más eficiente la trazabilidad de los problemas que se presenten. En caso de que vuelvan a ocurrir, tienen el historial para enfocarse en el punto preciso y hacer las correcciones debidas.

A diferencia de otras organizaciones que buscan optimizar el tiempo por medio de la subcontratación para dedicarse a otros asuntos más importante, el profesional optó por prescindir de este tipo de servicios debido, en parte, a la naturaleza del negocio, además de que alinear a los proveedores de desarrollos toma tiempo y dinero que por ahora no sobreabundan.

Además: 5 maneras de triunfar en un mundo multicanal

Anteriormente se subcontrataban, pero era un gasto. El departamento de TI planteó que los sistema tenían limitantes que había que cambiar porque se hacían las reparaciones que no daban soluciones permanentes, arreglaban switches en lugar de comprarlos nuevos.

“¿Por qué no tercerizar?: porque es demasiado caro, se sobrevalora la mano de obra. Es preferible encontrar a las personas indicadas en lugar de pagar a una empresa a la que se le explica el modelo de negocio. Eso hace perder el tiempo, la toma de requerimiento. Además el proveedor se cierra a su servicio y cobra extra”, indicó.

Como si fuera poco, el millennial que está extinguiendo los dinosaurios en Anacafé tiene apenas un equipo de tres personas para desarrollo, dos para soporte y un estudiante de Ejercicio Profesional Supervisado. En tanto solo hay un responsable de domar a las bestias mientras concluye la transición.

Buscando beneficios

Con la transformación conjunta que ejecuta Edgar Oliva, asiduo lector de Robert Kiyosaky y practicante de tenis, en primera instancia los beneficiarios internos son las gerencias financiera y de recursos humanos, seguido de la de comercialización, la cual procura habilidad en procesos como trámites portuarios, algo que además impacta en el quehacer de los miles de caficultores.

Dichos beneficios quedan en evidencia, por mencionar algo, con la virtualización de la planta telefónica y la reducción a la mitad de los ocho antiguos servidores, lo cual se traduce en ahorros en los costos que producían por el uso de aire acondicionado, electricidad y espacio.

“Parte de las cosas que se negociaron son los datas center marca Dell, se hizo una negociación con la virtualización con VMWare, y una planta telefónica Avaya. El impacto es económico, es ahorro de tiempo, que es oro”, indicó el millennial.

Hasta hace un tiempo, el área financiera, las contraseñas para cobros de cheques se hacían a mano y en un pedazo de papel; hoy, las cuentas por pagar, el estado de la aprobación y entrega de un cheque se gestionan de forma digital. Lo otro, simplemente, ya no existe.

También: ¿Por qué debe contratar gente más inteligente que usted?

Los resultados también abarcan a los productores de uno de los productos infaltables en la vida de millones de personas alrededor del planeta y que además es el motivo para una charla, negociación o el acompañante de una jornada de trabajo: el café.

En ese sentido, con la transformación de la infraestructura tecnológica hacia los usuarios externos, deviene la optimización del tiempo. Mediante herramientas en línea, un caficultor tiene la certeza de que la información que presenta ante la Superintendencia de Administración Tributaria o el Ministerio de Agricultura y Ganadería sigue el rumbo indicado. En caso de que se produzca un error en la gestión, la notificación ocurre en tiempo real.

En suma, se ahorra tiempo porque no debe desplazarse hasta las instituciones, dinero porque ya no paga a un tramitador o a un agente aduanal, en un entorno de seguridad que además genera un historial digital, se da desde cualquier dispositivo conectado a Internet y evita de estar llevando una hoja de cálculo. “Son cosas que no se ven, pero funcionan”, sostuvo el millennial.

Leave a comment

Send a Comment

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *