Gerentes de proyecto: ¡Organízate o estas fuera!

Redaccion

Si eres nuevo en la gestión o tiene problemas para mantenerse al tanto de sus proyectos y responsabilidades, usted necesita centrarse en cinco áreas del proyecto.

CIO

En mi tiempo como gerente de proyectos, he visto un montón de personas muy organizadas que conducen proyectos. A veces se organizan al extremo. Eso puede ser bueno… y también puede ser malo. Demasiada rigidez puede llevar a los directores de proyectos a que se centren en los pequeños detalles y la microgestión de los miembros del equipo en lugar de centrarse en los objetivos finales del proyecto, acoplar el proyecto al cliente y ser lo suficientemente flexible como para manejar los obstáculos en el camino que inevitablemente aparecen.

El otro extremo del espectro no es suficiente organización y experiencia puede ser aún peor, es justificado si usted es un nuevo gestor de proyectos de aprendizaje de las cuerdas. Coge un mentor y aprende de ellos algunos fundamentos para mantener la concentración, la comprensión gestionar las mejores prácticas y cómo dirigir un grupo complejo. Otro desafío, es encontrar la manera de gestionar con eficacia un cliente de proyecto que no le informa a usted y tiene un montón de trabajos por el cual preocuparse aparte del proyecto que está llevando para sus clientes.

1-Encontrar la herramienta adecuada. En primer lugar, encontrar la herramienta que funcione mejor para usted o si se trata de una situación organizacional, encontrar lo que funciona mejor con las necesidades de gestión de proyectos de la organización. ¿Qué es más importante? Nube basada vs escritorio? Vistas de información de los clientes y del tablero de instrumentos? Facilidad de colaboración? ¿Administración de tareas? ¿Análisis de riesgo? Gestión de la cartera de proyectos (PPM)? ¿Más? ¿Todo lo de arriba? Usted puede obtener cada uno de ellos, se puede obtener más y conseguir todo, y todo a precios variables, a veces incluso de forma gratuita. Pero se requiere de búsqueda e investigación.

2-Encuentre sus mejores prácticas. Para mí, los fundamentos son los siguientes: Una reunión inicial de proyecto, reuniones semanales de los clientes, reuniones semanales del equipo, informes a fondo del estado del proyecto y seguimiento, planificación del riesgo, un plan de comunicación que comienza con el director del proyecto y es factible, el análisis y la previsión y análisis del presupuesto semanal y previsión. Eso es por lo general una muy buena base para el éxito del proyecto en curso. Pero usted tiene que averiguar cuál es el suyo, así, lo que puede seguir y lo que funciona para los tipos de proyectos que administra.

3-Se adhieren a un horario. La constancia es importante en la gestión de proyectos. Calcule un horario que funcione para usted, su equipo y su cliente y aférrese a él. Reuniones del proyecto con el cliente todos los jueves? Y aunque no haya mucho que cubrir en la semana, no cancele. Aunque sea sólo una llamada telefónica de cinco minutos esto podría mantener algo importante en no caer al olvido. Una vez más, como en la mayor parte de la gestión de proyectos, es llevar a cabo sistemáticamente las mejores prácticas.                                    

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4-Los resultados de la demanda. Si las cosas no van bien o su equipo y el cliente no están siguiendo las instrucciones, usted tiene que tomar una posición firme antes de perder el control del proyecto. Nunca conformarse con status quo. Resultados de la demanda. Sea firme usted está a cargo. Exigimos que el progreso de la tarea sea consistente. Al final del día, usted no será capaz de señalar con el dedo, el éxito o el fracaso recae en el director del proyecto. Así que ten cuidado de los negocios. No avergonzar a los miembros del equipo en frente de otras personas del equipo o en las reuniones con clientes. Pero si usted está teniendo problemas con algún miembro del equipo, llévelo a un lado, discuta y establezca metas. Si no pueden seguir, entonces usted tendrá que reemplazarlo, si es posible. Exigir el progreso y el seguimiento con aquellos que no lo están cumpliendo.

5-Ser responsable de la alta dirección. Por último, sea usted mismo – esfuércese – rinda cuentas a su alta dirección. Inclúyalos en el informe de estado del proyecto. Trate de encontrar un estándar para todos los formatos de presentación en informes. Esto le ayudará a mantenerse en el camino y debe beneficiarse de su carrera, es sabio acabar con dedicación y visibilidad… aunque no hay garantías.

Gestión de proyectos no es fácil. Se necesita dedicación, organización, atención al detalle y la flexibilidad. Algunas estas cosas a veces se contradicen entre sí… esa es la naturaleza de la gestión de proyectos. Pero finalmente usted  deber ser todo eso.

¿Qué hay de nuestros lectores? ¿Qué consejo les darías a los nuevos o desorganizados directores de proyectos que buscan avanzar o mejorar? ¿Qué consejos o trucos han funcionado para usted?

 

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Comentario (1)

  1. Considero que es sumamente importante tener claro las condiciones del proyecto, su entorno y el del equipo de trabajo, con esto en consideración definir la estrategia a seguir, ya que no existen un esquema rígido que se pueda aplicar a todos los proyectos. El seguimiento de las tareas y los cumplimiento es importante, pero lo es mas el estar atento a las necesidades del equipo, eliminar, trasladar o mitigar riesgos quitando obstáculos del camino y apoyando en la gestión (no solo preguntar por los % de avance). Se tiene que tener claro de los objetivos buscados y verificar periódicamente y de forma consistente que un se mantienen los esfuerzos enfocados en alcanzarlos. Se tiene que “planificar para la flexibilidad” y así poder adaptarse según sea requerido.

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