Iniciativa: Dirección y gestión de proyectos en 3D

Patricio Espejo López, educador y consultor senior internacional

Vivimos una época en donde las organizaciones sólo tiene una alternativa viable a su situación actual, Transformarse o Morir!,  y la transformación se realiza mediante Proyectos.

En mi práctica profesional, llamó mi atención el nivel de descontento que hay con los proyectos ejecutados, en todos los niveles de una organización en cualquier país de Centro/Latinoamérica o Caribe:

Alta gerencia: 

Porque, no obtiene los beneficios que le prometieron al aprobar y censura las desviaciones de tiempo, presupuesto y calidad alcanzadas.

Gerencia (Project Manager)

Porque, debe hacer un enorme esfuerzo para lograr en sus proyectos el mejor nivel de satisfacción posible para la organización, sin mayor reconocimiento y con un alto costo para su calidad de vida.

Demás involucrados

Porque no están de acuerdo con el proyecto, se declaran mal tratados/ recompensados y no considerados, por lo que esperan nunca más ser involucrados en un proyecto.

En términos prácticos, lo que uno percibe son cosas tales como:

a)Deficiencias en la disposición de la gente.

b)La excesiva cantidad de reuniones y la utilidad de lo que se logra en ellas.

c)La toma de decisiones no ocurre oportunamente.

d) La existencia de roces severos entre los involucrados o discusiones que no llevan a nada.

e)Oportunidades que pasan inadvertidas y no son aprovechadas

Esto hizo que me planteara la pregunta:  ¿Cómo hacer para lograr proyectos que hagan diferencia y en definitiva se consideren exitosos?

Para trabajar en la respuesta, decidí separar el fenómeno proyecto, de la forma en que las personas operan en dicho fenómeno.

Para entender el fenómeno proyecto, decidí profundizar en el impacto de las dos definiciones provistas por las dos mejores prácticas internacionalmente reconocidas para la dirección y gestión de proyectos:

Según el Según el PMI-PMBOK®

Un proyecto es una actividad grupal temporal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único.

Según PRINCE2®

Un proyecto es una organización temporal que se crea con el propósito de entregar uno o más productos para el negocio en concordancia con un caso de negocio acordado.

En mis reflexiones, me di cuenta que ellas han determinado una práctica concentrada en dos dominios de acción:

a)La dimensión Física, en donde hay un producto o entregable que se construye, utilizando fases y habilidades técnicas provenientes de una o más disciplinas.

b)La dimensión de Dirección y Gestión, en donde hay procesos y habilidades técnicas basadas en mejores prácticas, que son utilizados para: indicar camino, definir actividades, establecer prioridades y tomar decisiones que activen acciones efectivas, eficientes y reguladas, que permitan coordinar y optimizar lo que ocurre en el dominio físico.

Cuando miramos el proyecto desde la perspectiva humana, es posible distinguir una nueva definición.

“un proyecto es Personas cambiando la vida de otras Personas”.

¿Y dónde es que ocurre esto?  En una tercera dimensión… 

a) La dimensión de la coordinación humana, en donde hay un flujo de distinto tipo de conversaciones que ocurre entre las personas involucradas para que las acciones en las dos dimensiones anteriores logren los resultados esperados.  Para ser competente en esta dimensión, lo que se requiere no son más habilidades técnicas, sino que lo que se conoce como habilidades interpersonales (Soft Skills en inglés).

Al comprender las tres dimensiones, uno puede:

a)Explicarse situaciones vividas en proyectos pasados, cuyo origen nunca quedó claro, o la explicación aceptada, hasta la fecha no ha permitido desarrollar capacidades para tratar con ellas de manera adecuada.

b)Comprender que los activos sólo pueden ser cambiados y que la transformación sólo ocurre en las Personas.

c)Darse cuenta de que la habilidad necesaria a desarrollar para manejar las 3Ds, se parece a la de un “malabarista” que debe mantener tres pelotas siempre en el aire, pues las tres dimensiones ocurren al mismo tiempo.

Con estas ideas en mente, surgió mi libro  Proyectos que hacen diferencia – Dirección y Gestión de Proyectos en 3D, ya publicado, en el cual el lector puede encontrar tres aportes principales:

1. Una dinámica del tipo de conversaciones que es importante se den: antes, durante y al entregar su proyecto.

2.Un mapa de aprendizaje que ofrece detalle acerca de esas habilidades interpersonales (Soft Skills) que necesita desarrollar para poder realizar tal tipo de conversaciones, de manera competente.

3.Recomendaciones para incrementar la capacidad en el dominio de la Dirección y Gestión, al integrar los aportes de PMBOK® y PRINCE2®.

Los dos primeros, buscan ofrecer herramientas prácticas para operar competentemente en la dimensión de la coordinación humana; y el tercero, me pareció importante incluirlo, luego de haber conocido y operado ambas mejores prácticas y estar consciente de que es la forma cómo se trabaja en Europa y Asia.

Aprender este enfoque para dirigir y gestionar proyectos en 3D, me parece una oportunidad que no deben dejar pasar los responsables clave de proyectos.  No es algo difícil, con una razonable inversión de tiempo y buena disposición, en muy poco tiempo se puede comenzar a apreciar los beneficios, al lograr proyectos cada vez más exitosos.

Para facilitar la transición a esta forma de trabajo, he desarrollado el taller Simulador de Proyectos en 3D, el cual es una actividad lúdica muy en serio, que en sólo 16 horas, conduce a los participantes a vivir una experiencia inolvidable que les permite compenetrarse con las 3D de cualquier Proyecto, para a partir de ahí, poder identificar las habilidades que cada individuo necesita desarrollar para ser exitoso en ellos.

El libro es una guía inicial y con los servicios ya desarrollados es posible comenzar, pero queda mucho trabajo por hacer y no puede ser realizado por una sola persona, razón por la cual convoco a todos los profesionales, que además de ser usuarios, quieran aportar a esta iniciativa abierta (Creative Commons), la cual tiene como propósito hacer que las organizaciones logren una mejor concepción de sus proyectos y mayor éxito en la ejecución, aportando herramientas prácticas basadas en las mejores prácticas disponibles.

Un comentario final, si bien esta iniciativa nace en el ámbito de proyectos, es un enfoque aplicable también a los procesos del negocio habitual de las organizaciones, especialmente cuando ésta busca la orientación al Servicio para la generación de valor en sus clientes.

 

 

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