Tres creencias que conspiran contra el éxito en sus proyectos

Patricio Espejo López, educador y consultor senior internacional

La Ontología del Lenguaje, nos permite tomar responsabilidad por las creencias con las cuales construimos lo que llamamos “realidad”.   Bajo esta perspectiva, una cosa que podemos hacer cuando nos ocurren cosas que no comprendemos, es revisar las creencias a través de la cual estamos operando.

Cuando amigos y colegas, en el 2016, me animaron a escribir mi libro “Proyectos que hacen diferencia”, eso fue lo que hice, y a partir de mi reflexión, pude identificar 3 creencias que conspiran contra el éxito en los proyectos… y la Calidad de Vida de quienes participan:

1-Los proyectos ocurren en sólo 2 dimensiones

La dimensión Física, que es donde se da materialidad a los productos pactados como entregables de un proyecto; y, la dimensión de dirección y gestión, que es donde se define Procesos, como infraestructura necesaria para administrar los recursos disponibles y asegurar una oportuna toma de decisiones.

2-El éxito se puede asegurar usando mejores prácticas

En lo que se refiere a gestión de proyectos, en América es necesario agregar que esta creencia se ha parcializado hacia un seguimiento casi exclusivo de una de dichas mejores prácticas (PMI/PMBOK®), aun cuando es bien conocido que en el resto del mundo se le usa combinada con otra mejor práctica (PRINCE2®).

3. Formación es sinónimo de Capacitación

Aun cuando recientemente cada vez se reconoce más la existencia e importancia de las habilidades intra/inter personales (Soft Skills en inglés), se las trata como un tipo más de habilidades en las que el individuo debe ser formado o capacitado, sin incluso tener muy claro en qué consisten. cómo funcionan y para qué sirven.

Con respecto a la primera creencia, mi propuesta es reconocer que en realidad hay una tercera dimensión, la de la Coordinación Humana, que es donde ocurren las Conversaciones entre las personas involucradas, pero no sólo para intercambiar mensajes relativos a los entregables en construcción o la gestión del proyecto, sino que también para administrar las emociones y hacer fructíferas las relaciones interpersonales de quienes intervienen, considerando que el ser humano llega a toda conversación con sus emociones, gustos, preferencias e intereses, todo lo cual ha sido influido por las culturas en las cuales la persona haya estado inmersa.

Con respecto a la segunda creencia, comparto plenamente la necesidad de adoptar mejores prácticas.  Mi sugerencia aquí es que cada organización asuma la responsabilidad de definir su metodología específica a aplicar, considerando todos los aportes de mejores prácticas relevantes y reconocidas disponibles y la propia cultura organizacional.

Con respecto a la tercera creencia, creo importante distinguir entre las habilidades técnicas y las habilidades de adaptación o intra/inter personales, considerando que:

-Las habilidades técnicas son aquéllas que nos ayudan a mejor “hacer” cosas en la dimensión física y de dirección y gestión, ej.: codificar equipos digitales, manejo del tiempo, diagrama Gantt, ITIL, Scrum, etc.

-Las habilidades intra/inter personales, que son aquéllas que nos impactan de manera intrínseca en la disposición desde la cual operamos, ej.: qué entendemos por ser humano, cómo vivimos la realidad (pasado, presente y futuro), cómo nos relacionamos o conversamos con las demás personas, cual es nuestra disposición frente al cambio, cómo ejercemos el liderazgo, etc. Este tipo de habilidades no fueron parte de nuestra formación profesional y ahora nos hacen falta para ser exitosos en la Coordinación Humana.

¿Cuál es el problema que genera estas 3 creencias?

En términos simples, lo expreso de la siguiente manera: aunque se tenga recursos y un equipo humano que incluye personas con formación certificada en gestión de proyectos y otras disciplinas, nos pasan cosas que no logramos explicar/gestionar, las cuales generan: atrasos, desembolsos no previstos, alto desperdicio, promesas de calidad/funcionalidad no cumplidas, personas enfermas y en conflicto, pérdida de reputación, etc.

¿Qué consecuencias trae este problema?

Es altamente probable que el individuo se vuelva un experto(a) en reaccionar lo mejor que puede, dadas las circunstancias, para salvar su responsabilidad y contener daños, pero… no hay logro ni reconocimiento de éxito por ello; y en lo personal, el exceso de trabajo y el estrés que esta situación provoca puede hacer que enferme y/o sufra pérdidas valiosas en su vida (ej.: divorcio).   

¿Cómo se convence uno que esta 3ra dimensión existe?

Le propongo que, en su próxima sesión de trabajo de proyectos, observe y vea si pasa cosas como las siguientes:

1- Puede que, haya discrepancias en los temas técnicos tratados relativos a lo que se está construyendo, pero éstas son rápidamente superadas en el momento que se aplica algún conocimiento técnico específico que fundamenta determinados argumentos y otros no; a menos que…, alguno de los interlocutores sienta amenazada su posición, su cargo o lo que pudieran pensar de él o ella. Si algo así ocurre, el flujo de trabajo se ve afectado hasta punto de detenerse o conducir al más absoluto fracaso.

2-Puede que, ante cada situación de desviación significativa, cueste mucho tiempo tomar las decisiones que hagan fluir adecuadamente el proyecto. Al mirar más profundamente, es posible que se dé cuenta de que lo que ocurre es que cada posible ente decisorio ha desarrollado una habilidad que le permite trasladar el tomar la decisión a otra persona, como mecanismo de protección.  Si algo así ocurre, nuevamente el flujo de trabajo se puede ver afectado hasta el punto de detenerse y crear situaciones irreversibles o que requieran una gran inversión de recursos adicionales, no previstos.

3-Puede que, las actividades de gestión absorban parte importante del tiempo de los involucrados en: recolectar, procesar, analizar y generar datos para rendir cuenta en relación con el cumplimiento de un plan acordado al inicio del proyecto. Al profundizar en esto, es posible que se dé cuenta de que todo ese esfuerzo no genera acciones oportunas, sino que nuevos análisis, búsqueda de culpables, roces entre las partes, y similares.  Si uno indaga con la gente que participa, la opinión generalizada es que hay una pérdida de tiempo valioso en esto.  Nuevamente, si algo así ocurre, el flujo de trabajo se puede ver afectado hasta el punto de detenerse y todos los rangos de tolerancia definidos para el proyecto sean excedidos.

En los dos primeros casos, el problema claramente no está en la dimensión Física ni de Dirección y Gestión.  En la última, puede que la metodología de trabajo en uso esté influyendo negativamente y ésta pueda ser mejorada, pero ya hay un impacto negativo en las personas involucradas, el cual deberá ser atendido en la dimensión de la Coordinación Humana.

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