Los obstáculos que debe enfrentar al cambiar su ERP

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Para muchos, la idea de seleccionar e implementar un sistema ERP es apabullante y los riesgos muchas veces parecen superar los beneficios. Tomar la decisión correcta exige hacerse las preguntas adecuadas.

Róger Gutiérrez

Muchos de los obstáculos que podría enfrentar a la hora de cambiar su ERP son fáciles de evitar si tan solo tuviera claro si tiene el socio adecuado, si cuenta con los equipos correctos, si posee la infraestructura indicada, si la organización está comprometida e involucrada, entre otros. “Al comenzar con el proceso de implementación, es importante mantenerse focalizado en los objetivos del negocio y considerar algunos principios. Esto permitirá una selección e implementación eficiente con la menor cantidad de inconvenientes posible”, afirma Francisco Muñoz, director México de Infor.

Entre tanto, Gonzalo Sandstad, gerente de ventas nuevas de Softland, afirma que hay una serie de obstáculos que todo cambio de ERP debe superar como el alineamiento entre los aspectos técnicos de TI y los aspectos funcionales del negocio. D”esde nuestro punto de vista, la implementación de un ERP debe ser un proyecto de las áreas funcionales del negocio, que es apoyado y acompañado por las áreas técnicas. Muchas veces, se le da toda la responsabilidad del proyecto al área técnica, que no tiene injerencia en los aspectos del negocio”, dijo.

Otro obstáculo muy importante, afirma Sandstad,  es la resistencia de los colaboradores en aceptar los cambios en procesos a lo interno de la empresa. Esta resistencia tiene múltiples causas, como la preocupación de que su trabajo pierda relevancia, no visualizar como esos cambios mejoraràn los procesos en la empresa o la falta de alineamiento en lo que se quiere lograr y como obtenerlo. Esta resistencia afecta todo el proceso, desde la selección del proveedor del ERP hasta su puesta en marcha final.

 

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También se debe destacar la dificultad de definir los requisitos para el nuevo sistema. Hay una tendencia a hacer listados de requerimientos sumamente extensos y específicos, que no necesariamente aseguran una mejora en los procesos ni logra los objetivos planteados. “En nuestra experiencia, los proyectos exitosos son los que establecen con claridad qué se quiere lograr y cuáles son los requisitos clave y flexibles para adaptarse a las buenas prácticas que los ERP de calidad ofrecen”, arguyó Sandstad.

Uno de los más grandes obstáculos, que a su vez funge como una precaución que debe tomar para asegurar el éxito de su empresa es la correcta elección de su proveedor. Es un error comprar un producto como un ERP por marca o por una demostración bonita. Se debe hacer un trabajo de entendimiento de los requerimientos clave que se quieren lograr y entender cómo cada proveedor puede cumplir esos requerimientos, para elegir el que realmente pueda cumplir con lo que se desea, con estándares adecuados de continuidad y soporte.

Para poder superar con éxito estos obstáculos, usted debe considerar estos cuatro puntos:

 Definir las razones clave. La estrategia ERP debe estar alineada con la estrategia general del negocio. Primero, reconocer qué impacta al negocio. Después, identificar las metas del negocio, entendiendo qué se debe hacer mejor. Luego,  considerar cuales son las iniciativas claves para lograr esas metas y aplicarlas a lo que el ERP debe ofrecer. 

 

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Alinear la estrategia del  ERP y determinar las prioridades. Conforme a un estudio del Aberdeen Group, los dos ítems más importante en el criterio de selección son funcionalidad y facilidad en el uso.

El ERP debe seleccionarse basándose en “cómo” usted hace negocios. ¿Cómo puede ayudar a optimizar y acelerar los procesos críticos a medida que su empresa crece? Customizar o agregar nuevas funcionalidades puede ser costoso e impactar en los futuros upgrades.

La experiencia del usuario es primordial. Al seleccionar un ERP, asegúrese de considerar su facilidad de uso y la experiencia general del usuario. Una solución altamente intuitiva acelera el proceso de implementación, disminuyendo la cantidad de capacitación necesaria.

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