Pandemia sanitaria acelera la implementación de firmas electrónicas

Pandemia sanitaria acelera la implementación de firmas electrónicas

Un estudio realizado por Adobe, reveló que el 60% de los líderes de negocios y tecnologías señalan que las firmas electrónicas son un requisito indispensable.

Según lo establecido por el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (Unicef), el covid-19 obligó al 95% de los niños de América Latina y el Caribe a suspender su asistencia a las aulas y migrar hacia la educación virtual. Motivo por el cual Adobe pone a disposición su solución Adobe Sign de firma electrónica, para el sector educativo, digitalizando documentos como solicitudes de inscripción y admisión o formularios de autorización.

Durante el último año colegios, universidades e instituciones se vieron obligados a reemplazar sus trámites presenciales por soluciones digitales, esto incluye la firma de cientos de documentos dirigidos a terceros, especialmente profesores, padres y estudiantes. Actualmente, las firmas electrónicas son parte de los protocolos estandarizados en el 47% de las instituciones de educación superior y 43% de ellas aceptan que se encuentran en proceso de implementarlo como una práctica exitosa para su organización.

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Menos del 20% de los formularios de inscripción y admisiones, así como los contratos del personal en las instituciones de educación superior, son hechos en papel. “Los encargados de la toma de decisiones deben reconocer el valor que las firmas electrónicas proporcionan en la base de los esfuerzos de resiliencia comercial de su organización, y comprender su contribución a la madurez digital”, expresó Dario Llorente, Head of LATAM Channel Sales de Adobe.

De acuerdo con el estudio realizado por Adobe, el 58% de los líderes de negocios establecieron que la pandemia aceleró la adopción de firmas electrónicas por parte de los usuarios en sus organizaciones. Para el segmento de educación superior, dicha cifra aumenta a un 73%.

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Con Adobe Sign se puede crear, enviar, revisar, aprobar y firmar electrónicamente documentos y formularios administrativos en cuestión de minutos, sin tener que desplazarse a ningún lugar. Asimismo, facilita la recopilación, búsqueda, almacenamiento y distribución de archivos respecto al trabajo que implica hacerlos en papel.

Al utilizar los formularios de dicha solución se simplifican los procesos tanto para la institución educativa como para el tercero, ya que son fáciles de implementar frente a otras iniciativas de digitalización más complejas, se administran desde la nube y se pueden visualizar y firmar sin necesidad de descargas o registros.

Dentro de los beneficios de pasar del papel a digitalización se encuentran los ahorros en tiempo y dinero, el impulso de la sostenibilidad y el aumento en productividad. El estudio de Adobe señaló que también es posible ahorrar una hora y media en cada proceso, cifra sumamente significativa considerando que cada día se gestionan decenas de formularios.

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Asimismo, Adobe Sign asegura que la captura de firmas electrónicas se realiza de forma segura y cumple con los requisitos globales más estrictos, ya que en la mayoría de los países por ley, el uso de este tipo de firma es legal. Dicho servicio está integrado en el catálogo de productos de Microsoft, por lo que viene lista para trabajar con las aplicaciones que han usado tradicionalmente las instituciones educativas, como Word, Teams, Outlook o Excel.

El informe mencionado concluye que las empresas prevén que el 39% de su fuerza laboral siga trabajando de manera remota después de la pandemia, en comparación con un pre pandemia del 20%, por lo que soluciones digitales como las firmas electrónicas son clave para mantener la continuidad del negocio.

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Bajo esta misma línea, el 67% de las empresas creen que los documentos digitales apoyan la resiliencia del negocio. Esta cifra aumenta a 77% en las instituciones de educación superior, lo cual permite concluir que la adopción de firmas electrónicas se acelera y continuará creciendo en todas las regiones e industrias. “El 74% de las organizaciones utilizaron firmas electrónicas hasta cierto punto antes de la pandemia, especialmente en industrias pesadas por documentos, como servicios financieros, educación superior y gobierno”, demostró el informe de Adobe.