Pase de Office 365 a Google for Work en cuatro pasos (o viceversa)

Redaccion

Estos consejos pueden ayudar a los CIO y profesionales de IT a cambiar a cualquier otro conjunto de herramientas de productividad basadas en la nube.

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Muchos directores y profesionales de IT han sido condicionados a deliberar y lidiar con todas las consecuencias negativas antes de tomar cualquier tipo de decisión relacionada con la tecnología. Este proceso a menudo se traduce en la adopción de IT lento, pero afortunadamente la nube está cambiando rápidamente la dinámica.

Suites de productividad basados en la nube, como Google for Works y Office 365, se mueven más rápido para modernizar sus fuerzas de trabajo y cambian sus esfuerzos de mantenimiento para centrarse en otros proyectos de IT.

Los profesionales de IT deben tener en cuenta muchas cosas, ya que pesan sus opciones de herramientas de productividad basadas en la nube y como tales suelen pasar por alto temas claves durante el proceso de evaluación y eventual despliegue, según Liz Herbert, vicepresidente de Forrester Research.

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Aquí les mostramos cuatro consejos de Herbert y representantes de Google y Microsoft diseñados para ayudar a los CIO y sus equipos a moverse a Office 365, Google for Works o cualquier otra alternativa basada en la nube.

1- Abrace la nube porque cambia rápidamente

Si bien los administradores de IT con frecuencia despliegan nuevas aplicaciones o funciones durante largos períodos de tiempo, los servicios en la nube permiten adoptar las últimas actualizaciones o mejoras sin demora. La velocidad es un principio básico de la nube, de acuerdo con Herbert.

La nube puede que sea más fácil para agregar usuarios, implementar las características nuevas y entusiasmar a la gente acerca de las nuevas tecnologías, de acuerdo con Herbert. “Muchas de las tecnologías en la nube son naturalmente más intuitivas” y construidas para el móvil, comentó.

Bob Davis, vicepresidente de Office 365 para la experiencia del cliente de Microsoft, le dijo a los profesionales de IT que adopten una “mentalidad de servicios”, para que puedan acelerar la innovación”. La gran diferencia entre la nube y en las instalaciones es que está teniendo acceso continuo a la última innovación en lugar de esperar años entre los lanzamientos”.

Los CIOS deben tratar de mantenerse al día con las actualizaciones esperadas, e investigar cómo los cambios podrían afectar a sus organizaciones para determinar cómo tomar mejor ventaja de ellos, según Davis.

Patrick Schablitzki, jefe de éxito de los clientes y las operaciones asociadas con Google for Works, dijo que los servicios en la nube ofrecen oportunidades para la innovación continua, y anima a los líderes de TI en buscar nuevas formas de utilizar Google Apps para mejorar los procesos de negocio existentes. “Google Apps está mejorando constantemente, por lo que deben de asegurarse en obtener el máximo provecho de ella”, dijo Schablitzki. “Interactuar con un certificado de proveedor de servicios profesionales de Google en una estrategia a largo plazo los servicios”.

2- Desarrollar un plan con objetivos específicos

Muchas organizaciones viran hacia los servicios en la nube sin un plan claro y una estrategia para mejorar sus negocios, de acuerdo con Herbert. Los CIO deben llevar la carga en el establecimiento de estos objetivos y pueden medir periódicamente los resultados de sus suites de productividad basados ​​en la nube, comentó Herbert.

Los CIO que entienden que están creando un valor de negocio al trasladarse a la nube y trabajar en estrecha colaboración con los líderes de negocios, ocasionan que este valor este más propenso a conseguir la aceptación de la decisión”, aseguró Schablitzki.

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Cuando los ejecutivos clave de negocios entienden claramente el valor de servicios en la nube, los líderes de IT son generalmente capaces de producir una “transición suave y más rápida consecución de los beneficios de la plataforma”, aseguró Schablitzki.

Las empresas que están considerando un cambio en la nube deben definir y especificar los objetivos que se quieren alcanzar, como aumentar el uso móvil o adopción, según Davis de Microsoft. “Esto ayuda a hacer la transición medible y define cómo va a rodar a cabo a través de la empresa para cumplir con sus objetivos”.

3- Cuantificar el impacto del negocio de la nube, no sólo en el costo

Los CIO deben hacer lo posible para equilibrar el valor y el riesgo en su transición a la nube, de acuerdo con Herbert. “Es muy fácil de cuantificar el costo, pero es muy difícil de cuantificar la agilidad”.

Los líderes de IT también tienen la responsabilidad de oficio y en términos generales, compartir visiones de la organización para qué se decida incluir y hacer un cambio en un servicio en la nube, como Google for Works, de acuerdo con Schablitzki.

4- All-in en la nube

La mayoría de las organizaciones tienen miedo al cambio.

Según Schablitzki. Los empleados deben tener la libertad de adoptar alguna o todas las aplicaciones basadas en la nube disponibles para ellos, sobre todo si el interruptor permite una colaboración más fácil, una innovación más rápida y con una mayor productividad.

Schablitzki alienta a los líderes de IT para “difundir una cultura de la innovación” y la creación de talleres interactivos para mantener el personal involucrado más allá de la fase de despliegue. Estas sesiones de trabajo deben dar a los empleados la libertad de experimentar y desarrollar ideas para mejorar los procesos de negocio existentes, utilizando las nuevas herramientas en la nube.

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