¿Permite el uso de mensajeros de texto en el trabajo?

Redaccion

Muchos CIO han luchado contra la filtración de información durante años. He aquí un conjunto de profesionales de TI habla al respecto sobre las nuevas tecnologías.

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Los CIO han enfrentado más desafíos significativos con aplicaciones de mensajería modernas que los consumidores, y la popularidad de las aplicaciones como WhatsApp, Facebook Messenger, iMessage y Hangouts de Google, en muchos casos, dio lugar a un enfoque de TI más abierto a las herramientas de comunicación de los consumidores en la empresa.

Cuando los líderes de TI permiten a los empleados utilizar sus dispositivos personales para el trabajo, la responsabilidad recae en el CIO y el equipo de este departamento para mitigar los problemas potenciales que pudieran derivarse de la utilización negligente de tales aplicaciones en el trabajo, según Adam Preset, director de investigación de Gartner. Los CIO deben darse cuenta no sólo de que aplicaciones de mensajería de consumo pueden aumentar la eficiencia del personal, sino que también deben tratar de capacitar a los trabajadores a tomar decisiones que no pongan en peligro sus organizaciones, dice.

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La mensajería de los consumidores, el cifrado y la empresa

Afortunadamente para los CIO, la seguridad se ha convertido en una prioridad para muchas de las empresas que permiten estas aplicaciones. WhatsApp, que cuenta con más de mil millones de usuarios activos mensuales (MAU), ha cifrado su estándar de mensajería por defecto de extremo a extremo en febrero, y Facebook Messenger, que superó un billón de MAU este verano, dijo que está probando actualmente extremo a extremo cifrado. Telegram, que tiene unos 100 millones de Maus, se anuncia como la alternativa “más segura” a “mensajeros del mercado de masas.” Además, Google construyó el cifrado de extremo a extremo en su aplicación de llamadas de vídeo recientemente publicado, Dúo, y también, que planea hacer lo mismo para la próxima mensajería Allo.

Muchos CIO le han dado la bienvenida a la subida de los protocolos de cifrado en aplicaciones de mensajería del consumidor, pero sus preocupaciones no terminan en “enviar” y “recibir”, según Preset. “Los términos y condiciones de aplicaciones de consumo no favorecen a las empresas, y, en el mejor de los casos, la información transmitida dentro de esas aplicaciones es propiedad de la persona”, dijo.

Fallos de seguridad y vulnerabilidades de la red son sus principales preocupaciones cuando se trata de aplicaciones de mensajería del consumidor, de acuerdo con Josh Lesavoy, CIO de Nextiva, un proveedor de VoIP de negocios. “No tenemos control sobre lo que se discute y comparte en estas aplicaciones, así como que puedan introducirse en la aplicación y acceder a otra información”, dijo. “La seguridad siempre será una preocupación enorme, pero hemos tomado un enfoque más positivo en la educación de nuestro equipo en el uso adecuado de las aplicaciones de mensajería”.

Los trabajadores son más cuidadosos cuando se está observando

Lesavoy trata de limitar el posible impacto negativo de aplicaciones de mensajería del consumidor reforzando la necesidad de que los empleados sean conscientes de la información que comparten y almacenan en el uso de estas aplicaciones. Los trabajadores también tienden a ser más cauteloso cuando saben que sus departamentos de TI monitorean el uso de aplicaciones de mensajería, dice. “Cuando tienen una clara comprensión del impacto que estas aplicaciones tienen en toda la organización, hemos encontrado que son más cuidadosos”.

Un CIO debe tratar de medir con qué frecuencia se utilizan aplicaciones de mensajería en sus organizaciones, de acuerdo con ajustes preestablecidos. “Incluso un poco de información cuantitativa es mejor que no tener información y malas suposiciones”, dijo.

Una vez que los líderes de TI a comprenden por qué los empleados utilizan ciertas aplicaciones, pueden empezar a cultivar una cultura organizada con las directrices destinadas a promover un comportamiento responsable, de acuerdo con ajustes preestablecidos. Los líderes de TI deben recordar a los trabajadores donde se deben mantener conversaciones confidenciales, actualizar las políticas de comunicación y prestar especial atención a los grupos o individuos que manejan información crítica. “La comunicación es como el agua”, dijo Preset. “Fluye a través del camino de la menor resistencia”.

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Muchos de los clientes de Gartner utilizan aplicaciones de mensajería de consumo para las comunicaciones internas de negocio, “Los CIO nos cuentan por qué sus equipos la encuentran efectiva [WhatsApp] por lo que, por un lado, quieren saber si puede ser validado y permitido”, dijo Preset. “Por otro lado, los CIOs reconocen que no pueden ver lo que está pasando en esa plataforma. CIOs y sus empresas llevan todo el riesgo, sin ninguna visibilidad o control”.

En Nextiva, Lesavoy conoce a muchos de los trabajadores de la empresa utilizan Facebook Messenger y WhatsApp, pero él dice que su personal de TI no puede mantener control sobre estas aplicaciones en los dispositivos personales. “Nos centramos en mantener a nuestros miembros del equipo comprometido y ocupado por lo que tienen menos tiempo para gastar en aplicaciones de mensajería”.

En lugar de bloquear estas aplicaciones por completo, la mejor opción para TI es a menudo promover las mejores prácticas que mitigan el riesgo asociado. Y aunque Facebook, WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería populares pueden llegar a ser problemáticas, Lesavoy tiene otros detalles en mente. “Las aplicaciones que me preocupan más hoy en día son las aplicaciones que no conocemos todavía”, dijo. “La tecnología evoluciona tan rápidamente que es muy difícil predecir lo que viene, y la incertidumbre es difícil de planificar”.

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