Programar una urgencia puede poner una estrategia en acción

Programar una urgencia puede poner una estrategia en acción

CIO

La mayoría de los ejecutivos suelen decirlo todo el tiempo: “Quiero ver más prisa”. Cuando se les pregunta: “¿Cómo es eso?”, normalmente no se obtiene una respuesta clara.

En ocasiones parece que desean ver a su equipo con más responsabilidades o energía. Pueden decir que no están observando suficiente impulso. Quizá, los líderes estarían más satisfechos de tener a todo el mundo corriendo aterrado, porque parecería que contar con un grupo de trabajo con más urgencias les haría sentir mejor.

¿Cómo surge la premura?

La prisa es el resultado natural de una crisis o un peligro que, en los negocios, es preferible que no existan. Dado que no es el producto natural de una iniciativa tranquila y bien administrada, ¿es posible crearla sin usar el miedo? En realidad, sí es muy simple, solo se debe programar.

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El tiempo es el enemigo de la emergencia

El tiempo en una iniciativa a largo plazo es muy abundante al principio. Suponga que su meta es lanzar un nuevo sistema en las sucursales, por lo tanto, definió que el objetivo final es que el 100% de los establecimientos en América del Norte utilicen el nuevo software dentro de un año.

La gente sale de la reunión inicial asintiendo y pensando: “Sí, eso es importante, pero tenemos un año para hacerlo, así que no necesito preocuparme por un rato”. Cuando hay una tarea que tomará un año, cualquier lunes durante el inicio del proceso será que aún queda más tiempo. Si se empieza dentro un mes, todavía queda la mayor parte de los 12 meses. Pero este pensamiento puede repetirse una y otra vez, y de pronto, ya pasaron 10 meses y aún no se ha hecho nada.

Lo que sucede al principio es que todos asienten y vuelven a trabajar. Nada cambia. Se siente como que hay disponible mucho tiempo. No existe urgencia.

El peligro del “mientras tanto”

Es necesario comprender que este objetivo final no dice nada acerca de lo que van a hacer durante el transcurso del año para lograrlo. Esta parte de la estrategia es denominada como el “mientras tanto”.

Las organizaciones invierten gigantescas cantidades de horas, energía y dinero en la definición de un plan. Las entusiasman los propósitos finales, pero hay un largo intervalo en el medio que, a menudo, es indefinido, desconocido y es en él, literalmente, cuando todo se debe hacer.

Es en el “mientras tanto” cuando las ideas pierden impulso y suelen extraviarse del sentido de la urgencia. La forma de evitarlo es definir específicamente las cosas que hay que hacer en ese período.

Trazar el recorrido a través del “mientras tanto”

Por ejemplo, para que el resultado del ejemplo anterior sea realidad en 365 días, ¿qué debería ser obtenido a los nueve meses? Para esta etapa, el sistema debe estar instalado en el 100% de las sucursales y la formación de los usuarios y la implementación de los planeamientos de apoyo serán realizadas en los próximos dos meses.

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No obstante, para que eso sea realidad, ¿qué se necesitaría a los seis meses? Para ese momento es fundamental que el sistema haya sido construido, probado internamente y extendido a 10 sitios beta. La formación del usuario y los planes de soporte se diseñarán con el inicio del ensayo beta.

¿Qué se requiere que ocurra a los tres meses? En este lapso se debe tener completo el diseño del sistema, los sitios beta registrados y los recursos asignados. La implementación se hará en 2 meses.

Al mes. Fue convocada una junta consultiva que emitió las instrucciones y ya se tienen los requisitos, la financiación del proyecto. El trabajo puede arrancar. Al laborar retrospectivamente para definir la secuencia de los trabajos se sale de la reunión con los objetivos ya establecidos para 1, 3, 6 y 9 meses.

La gente no puede simplemente volver a trabajar y sentir que tiene un año para que se haga realidad. ¡Necesita salir de la reunión con la definición de las acciones que deben comenzar tan pronto como la próxima semana!

Si consigue que su equipo apruebe el proceso más corto y se enfoque en lograr cada hito, usted pudo crear, programándola, una urgencia real.

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