Receta para desarrollar su proyecto de videoconferencia

Boris Ríos

Arcor es considerado el primer productor de caramelos del mundo y el principal exportador de golosinas de Argentina, Brasil, Chile y Perú. A través de Bagley Latinoamérica S.A, logró constituirse como la mayor empresa de galletas de Sudamérica. El grupo industrial cuenta con 20 000 personas trabajando en forma directa.

Ante la gran demanda se hizo evidente su necesidad por una solución de videoconferencia que resolviera sus dificultades  tecnológicas y que a la vez le diera beneficios como disminuir los tiempos en los que tomaban decisiones para los clientes finales, mayor eficacia en los tiempos de ejecución, más satisfacción de los usuarios y mejora de resultados.

Además que fuera interoperable con otras tecnologías y que les permitiera hacer una renovación paulatina de los equipos y disminuir los costos adquisitivos.

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Es por eso que los ejecutivos de la empresa alimenticia decidieron analizar diferentes ofertas del mercado para adquirir nuevas soluciones de videoconferencia y disminuir el alto costo de adquisición de  equipos ya instalados.

“Es imprescindible contar con las herramientas que permitan el trabajo de equipo online. Ya no es solamente la videoconferencia un plus de productividad, más bien se ha tornado en una necesidad tecnológica básica de empleados en diversos niveles”, explicó Osvaldo Tagliarino, gerente corporativo de Infraestructura tecnológica del Grupo Arcor. 

Precisamente, el mundo de la videoconferencia está más enmarañado que nunca, por tal razón un líder de IT debe saberlo todo para seleccionar la solución adecuada. Sobre su cabeza revuelan conceptos tales como, móvil a móvil, banda ancha, hosting en la nube híbrida o cámaras cilíndricas, entre muchos otros. Frente a ese escenario ¿cuáles consideraciones claves debe tener un CIO a realizar el despliegue de un proyecto de videoconferencia?

Por eso es de suma importancia que tome en cuenta el número de sitios en los cuales desea implementar el sistema de videoconferencia, el ancho de banda de cada uno de ellos, las funcionalidades de cada herramienta, la inversión y el ROI de la solución.

El CIO debe tener claro el alcance del proyecto, además de los beneficios y funciones que desea obtener, como por ejemplo si quieren grabar las sesiones, si necesita integrarse con otras plataformas, conectarse con uno o varios usuarios, etc.

Luego de esto debe acondicionar su entorno, ver si se tiene la adecuación necesaria de la sala y los servicios de enlaces debidamente contratados. Una vez teniendo esto podría comenzar a buscar las opciones y configuraciones que mejor se adapten a las necesidades del negocio y que estén dentro de su presupuesto.

De acuerdo con Juan Rivas, gerente de Ingeniería en Claro, Costa Rica se debe considerar un crecimiento de ancho de banda en sus enlaces de datos, ya que la videoconferencia coloca más tráfico, por esta razón un buen inventario de este es necesario para garantizar calidad.

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“Además, hay que escoger un proveedor que garantice la calidad de video, sonido y que haga de la videoconferencia un espacio que le permita sentir como si la persona estuviese allí mismo. También debe tener una videoconferencia multifuncional, que permita a los colaboradores comunicarse por medio de smartphone, laptop, tablet con la sede central o las subsidiaras de la empresa y así garantizar la comunicación en todo momento”, mencionó Juan Rivas.

En palabras de Fabricio Cerdas,  Sales Manager de C&W Business en Costa Rica, en caso de adquirir equipos, es importante que determine la capacidad interna en tiempo y conocimiento de su personal para administrar la solución. Así como también la capacidad de integrar participantes móviles y externos a la red de la empresa en las videoconferencias.

A pesar de lo complejo y retador que puede representar poner en marcha este tipo de proyectos, hoy en día para manejar las soluciones de videoconferencias no se necesita de gran conocimiento técnico, ya que ahora estas suelen ser bastantes amigables e intuitivas, ya que están orientadas para que cualquier usuario que entre a una sala de sesiones, pueda conectarse fácilmente.

“Para evaluar la compra de una solución de videoconferencia, se debe tener en cuenta los puertos y los protocolos que maneja la solución para configurar y adecuar la sala, de manera que los usuarios finales no tengan ningún tipo de problema de compatibilidad, enlaces y bloqueos a la hora de utilizarla.

Considero importante tener un enlace dedicado en cada punto y que el punto central que levantará las demás sesiones tenga más recursos que los puntos finales”, dijo Paola Mateu, gerente de Innocom, proveedor de servicios de colaboración.

 Contar con todos los ingredientes

Para una mejor experiencia, Paola Mateu sugiere colocar pantallas amplias del tamaño adecuado para la sala, preferiblemente colocando la cámara y el proyector elevados,  paredes laterales claras y los fondos oscuros. Además hay que considerar colocar micrófonos extras o equipos de audio con capacidad adecuada a la sala y que la solución de videoconferencia esté dimensionada al tamaño del entorno.

Sergio Fratti, director de ISERTEC, S.A. en Guatemala, comentó para que exista una buena experiencia, la tecnología debe ser lo menos notoria posible.

“Preparar el ambiente y hacerlo adecuado para las reuniones es clave, dar prioridad al tráfico de video y considerar en la compra de equipos que los mismos tengan las últimas versiones optimizada para trabajar con SVC (H.264/MPEG-4 AVC) y de preferencia que puedan integrarse con Skype for Business”, dijo Fratti.

Por otro lado, se puede optar por realizar pruebas de concepto con los distintos fabricantes y así determinar cuál solución encaja de mejor forma de acuerdo a las necesidades del negocio e integrándose con los componentes de red existentes.

Es vital capacitar al personal en el uso de videoconferencia, elegir un proveedor líder en el mercado con amplias referencias y que pueda ser un aliado estratégico, incluso para la revisión de la red LAN y WAN de la empresa para así garantizar el correcto despliegue de la videoconferencia y realizar  demostraciones del uso de la herramienta.

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