Se buscan administradores

En la actualidad, la economía global está experimentando un incremento en la demanda de administradores de proyectos, lo cual ha caracterizado esta posición como una de las más cotizadas del mercado.
Según el Instituto de Administración de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés) se puede interpretar que más del 80% de los proyectos gestionados dentro de las compañías son dirigidos por una oficina de administración de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) y, asimismo, que más del 30% de las organizaciones cuentan con un administrador de proyectos que lidera la PMO como su función principal dentro de la empresa.

El propósito de este artículo es repasar algunas características de la evolución de la administración de proyectos, las etapas de proyectos del área de tecnología y el papel del administrador de proyectos en su desarrollo.

La revista Fortune cataloga la carrera de administrador de proyectos como la número uno del mundo. En el mismo informe se detalla que cada vez más compañías están incorporando a profesionales con este perfil dentro de sus equipos de trabajo con el objetivo de crear competencias estratégicas dentro de la industria en donde se desarrollan.

La administración de proyectos en décadas pasadas se concentró principalmente en proveer datos e información para la alta gerencia. Este concepto empezó a cambiar a partir de 1990, cuando la tecnología inició una serie de innovaciones recurrentes y provocó cambios masivos y de corto plazo dentro de todas las industrias del mundo.

Este suceso le abrió nuevas puertas al concepto de administración de proyectos.
Con los avances del hardware y software, el uso de global networks y equipos de alta tecnología, los proyectos comenzaron a ser más sofisticados y complicados. Esto hizo que los administradores de proyectos recibieran más presión en sus tareas, promoviendo la especialización en el área de tecnología de información, estableciendo como tarea principal la actualización continua en el ámbito tecnológico y observar de qué manera se ven afectados los negocios de la industria.

Los administradores de proyectos de tecnología deben tomar en consideración atributos específicos que juegan papeles particulares en el desarrollo y finalización de proyectos en esta área. Estos atributos se listan a continuación en la Figura 1.

Figura 1: Atributos principales de un proyecto de tecnología

Además, es importante realizar las tareas en secuencia lógica y ordenada para obtener resultados claros, de manera que puedan ser comprendidos por terceras personas ajenas al desarrollo del proyecto, pero que se verán afectadas por este dentro de la organización.

Los project managers son los ejecutores de las etapas de un proyecto, y se encargan de asegurar el debido cumplimiento de su desarrollo y de la entrega de los documentos y actividades necesarias de cada fase del proyecto (Ver Figura 2), lo que se conoce como ciclo de vida de desarrollo de software.

Figura 2: Etapas de un proyecto de tecnología

Los administradores de proyectos, al organizar sus planes dentro de esta estructura de etapas, han podido obtener un mejor proceso de identificación de necesidades del proyecto y, al mismo tiempo, una mejor definición de las actividades que deben ocurrir durante cada fase.

La planificación es la primera etapa del proyecto y es durante la cual se identifican las necesidades de tecnología de la compañía. Durante esta fase, que incluye la estimación de costos y recursos necesarios, se describe el desarrollo que se llevarán a cabo para mantener la compañía a la vanguardia de los cambios tecnológicos.

Posteriormente, el análisis se enfoca en determinar las funciones que el sistema terminado necesitará ejecutar para poder satisfacer las necesidades de la organización. En esta etapa, al contar con los detalles de rendimiento establecidos, se puede formalizar una descripción detallada del sistema terminado.
En la de diseño, se elabora el plan de desarrollo del sistema y se define la implementación del proyecto sin haberlo ejecutado.

En la de construcción, el equipo de tecnología utiliza mapas de procesos que identifican los procedimientos que necesitan ser contemplados para llevar a cabo el plan de desarrollo del sistema.
La etapa de pruebas posiblemente es la más crítica de los proyectos de tecnología, ya que se determinan los testeos necesarios para asegurar que el sistema que sea un producto terminado de alta calidad.
Finalmente, durante el kick-off, se desarrollan actividades de entrega del producto terminado para los usuarios finales. La planeación efectiva de esta fase dará como resultado una adaptación adecuada al nuevo sistema minimizando riesgos.

Toda administración de proyectos tiene como figura principal al administrador, que opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización y es quien debe dirigir y evaluar el proyecto. Además de planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurando la finalización mediante compromisos contractuales. Es también el encargado de definir los atributos principales de cada uno de los proyectos y tomarlos en consideración para el desarrollo de cada etapa con enfoques en metas específicas.

En la actualidad, los cambios tecnológicos, la necesidad de ser competitivos, las exigencias inconstantes de los consumidores, son algunas de las razones por las que dentro de una organización se incrementa el flujo de operaciones, provocando que los métodos administrativos convencionales sean inadecuados o poco eficientes en la gestión diaria de la organización. El administrador de proyectos es la respuesta a esta necesidad, ya que se encarga de velar por los intereses del proyecto manteniendo el balance entre las necesidades de la empresa y su adaptación a la demanda del mercado. Esto permite que la gerencia general pueda desempeñar mejor su trabajo dentro de la organización, al delegar esta actividad al administrador de proyectos.

Ciara E. Escobar, consultor de Deloitte.

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